Vollständige Leistungsbeschreibung · Stand Juni 2026
Der volle Funktionsumfang —
in einem Abo.
76 Funktionen in 10 Bereichen — die im CRM enthaltene Leistungsbeschreibung. Alle Funktionen sind im monatlich kündbaren Abonnement enthalten; das Hosting erfolgt DSGVO-konform in der EU.
01
Datenmodell & Stammdaten
8- Objektverwaltung — Jede Immobilie als zentrale Akte mit Stammdaten, automatischer Objekt-ID, Status-Merkmalen und Verknüpfungen.
- Kontaktverwaltung — Zentrale Kontaktakte mit Stammdaten, Status und Beziehungen (Eigentümer, Unternehmen, verknüpfte Kontakte und Immobilien).
- Unternehmensverwaltung — Unternehmen als eigene Akten mit Mitarbeitern, Angeboten und echten Konzern-Hierarchieebenen.
- Projekte — Bündelung von Vorgängen, die mehrere Immobilien oder gar keine Immobilie betreffen (Bauträger, Veranstaltungen, Kampagnen, interne Themen).
- Individuell erweiterbare Formulare — Benutzerdefinierte Felder in Sektionen, berechnete Felder, bedingte Sichtbarkeit, konfigurierbares Layout und Feld-Tags.
- Tags & Feld-Sichten — Mehrere thematische Sichten auf denselben Datensatz — im Formular nur die relevanten Felder einblenden.
- Dokumentenmanagement — Ordner pro Objekt, Kontakt und Unternehmen — frei und global, Upload per Drag & Drop, aus OneDrive/SharePoint oder mobil per Kamera; Teilen über Datenräume.
- Universalsuche — Eine Suche über Kontakte, Immobilien, Seiten und Aktivitäten mit Live-Treffern ab dem ersten Buchstaben.
02
KI-Assistent & Automatisierung
12- KI-Assistent — Tief integrierter Assistent, der Fragen aus dem Makler-Alltag beantwortet, live im Web recherchiert und Infografiken erstellt.
- Kontextbewusste CRM-Suche — Der Assistent versteht die Beziehungen zwischen Kontakten, Immobilien, Deals und Aktivitäten — nicht nur einzelne Datensätze.
- Briefings im Assistenten — „Was ist heute wichtig?" sowie Objekt- und Kontakt-Briefings aus den eigenen CRM-Daten auf einen Blick.
- Assistent schreibt ins CRM — Aus einer Sprach- oder Texteingabe entstehen direkt verknüpfte Notizen, Aufgaben, Termine und E-Mail-Entwürfe — Termine lassen sich auch verschieben und absagen.
- 24/7 Support-Chat — Bedien-Fragen rund um die Uhr, beantwortet auf Basis der offiziellen Hilfe-Artikel.
- KI-Handlungsempfehlungen — Die KI erkennt selbst offene To-dos und schlägt direkt im Dashboard die nächsten Schritte vor.
- KI-Filter in natürlicher Sprache — Listen filtern, indem man in einem Satz beschreibt, was man sehen will — die KI baut die Filter.
- KI-Sprachmemo — Einheitliche Spracheingabe überall im CRM; die KI transkribiert und ordnet je nach Kontext zu.
- Tägliche KI-Briefings per Mail — Termine, Kontakte, Immobilien und Aktivitäten zur Wunschzeit als Digest — per Mail oder CRM-Notiz.
- Gespräch zu Aufgabe — Audiodatei eines Telefonats wird zu Zusammenfassung, Mail-Entwurf und verknüpften Aufgaben.
- Workflow Manager — Visuelle Automatisierung mit Auslösern, Aktionen und Wenn/Sonst-Logik im Drag-&-Drop-Editor.
- Einwand-Trainer — Akquise-Rollenspiele mit der KI als Eigentümer oder Interessent — direkt im CRM üben.
03
Datenerfassung & Dokumenten-KI
6- KI-Anlage — Kontakte, Unternehmen und Immobilien per Upload, Text oder Sprache statt Tipparbeit anlegen.
- KI-Datenanreicherung — Bestehende Datensätze per Sprachnotiz, Text, Datei-Upload oder Impressum anreichern.
- Unternehmens-Import per KI — Firmendaten aus URL (Impressum-Crawler), Text, Datei oder Sprachnotiz übernehmen.
- Dokumente automatisch auswerten — Personalausweis, Grundbuch, Energieausweis und Mietvertrag: Felder extrahieren und mit dem CRM abgleichen.
- Grundbuch-Datenextraktion — Lasten und Beschränkungen aus Abteilung II/III sowie Eckdaten strukturiert auslesen.
- Dokumente schwärzen — Sensible Daten automatisch erkennen und DSGVO-konform direkt im CRM schwärzen.
04
Akquise, Bewertung & Pipeline
10- PriceHubble-Integration — Tiefe Bewertungs-Integration — vom Lead-Widget bis zur Beauftragung um die Daten herum gebaut.
- KI-Akquise-Analyse — Strategie-Headline, Vermarktungs-Säulen, Kaufkraft und drei Zielgruppen-Personas pro Objekt.
- Suchprofile & Matching — Vorlagen für Residential/Commercial, transparenter Match Score je Treffer und Polygon-Suche.
- Auto-Suchprofil aus Portalanfragen — Jede eingehende Portalanfrage legt automatisch ein sofort aktives Suchprofil an.
- Deals & Pipeline-Management — Eigene Pipelines mit konfigurierbaren Phasen, Farben und Wahrscheinlichkeiten.
- KI-Lead-Scoring — Web-Exposé-Chats werden automatisch zu bewerteten Leads (Score 0–100, vier Tiers).
- Objekt-Dashboards — Vier phasenspezifische Sichten je Immobilie: Akquise, Aufbereitung, Vermarktung, Vermittelt.
- Unternehmens-Dashboard — Alle relevanten Firmendaten — Aktivität, Lead Score, Kontakte, Suchprofile, Deals — auf einen Blick.
- Individuelle Dashboards — Drag-and-drop-Layout mit frei skalierbaren Widgets (1×1 bis 3×3) aus vier Kategorien.
- Kaufangebote & Absagen — Angebote aus drei Quellen (Datenraum-Feedback, KI-Chat im Web-Exposé, manuell) mit Automation in die nächste Deal-Phase; Absagen mit vorkonfektionierten Gründen für Eigentümer-Feedback.
05
Objektaufbereitung & Vermarktung
8- Objekt-Aufbereitung — Strukturierter Prozess vom unterzeichneten Maklerauftrag zum vermarktungsfähigen Objekt.
- KI-Exposé-Texte — Überschrift, Kurz-, Objekt-, Lage- und Ausstattungsbeschreibung in Sekunden — abgestimmt auf Zielgruppe und Ton.
- KI-Bildoptimierung — Innen-/Außenaufnahmen aufwerten: Dämmerung, Himmelsersatz, Bildkorrektur, virtuelles Homestaging, Entmöbeln.
- Eigene Bild-Prompts — Eigene KI-Prompts pro Bildtyp anlegen und optional büroweit freigeben.
- Grundriss aus Foto — Aus dem Foto einer Bauzeichnung werden ein sauberer 2D-Grundriss, eine 3D-Ansicht und eine möblierte Variante.
- Social Media Reels — Hochformat-Videos aus Immobilienbildern mit Drag-&-Drop-Editor, Musik und Outro.
- Portalveröffentlichung — Ein Klick auf alle Portale — OpenImmo und ImmoScout24-REST nativ unterstützt.
- Schaufenster TV — TV- und Monitor-Schaufenster aus dem CRM, manuell oder regelbasiert bespielt.
06
Web-Exposé & Eigentümer-Kommunikation
6- Web-Exposé — Das passende Web-Exposé für jede Immobilie — interaktiv oder als klassisches PDF, mit Landingpage-Tracking und provisionssichernden Bestätigungen.
- KI-Chat im Web-Exposé — Prominenter Assistent, der Interessentenfragen aus den freigegebenen Dokumenten beantwortet.
- Externe Links im Web-Exposé — 360°-Touren, Projektseiten, Drohnenflüge und Buchungs-Tools einbetten oder verlinken.
- Dokumente im Web-Exposé — Pro Dokument steuerbar: Landingpage, Portale oder Freigabe erst nach Maklervertrag.
- Lage-Karte & Umgebung — Interaktive Karte auf der Landingpage mit POI-Explorer (ÖPNV, Einkauf, Schulen, Gastronomie …) und Entfernung; Verteilerseite mit allen Standorten für Portfolios.
- Eigentümer-Reporting — Personalisierte Landingpage je Immobilie mit Vermarktungsübersicht und filterbarer Live-Aktivitätenliste.
07
Kommunikation, E-Mail & Termine
12- Microsoft 365 — Postfach, Outlook-Kalender, Teams-Meetings und Kontakte direkt mit propgen verbunden.
- KI-E-Mail-Assistent — E-Mails als interne Kurzfassung zusammenfassen, Antwort-Entwürfe generieren und diktieren.
- KI-Assistent: E-Mail-Entwürfe — Der KI-Assistent verfasst auf Zuruf einen vollständigen E-Mail-Entwurf direkt im Composer — mit Zugriff auf Textbausteine und Variablen und Rückfrage bei Mehrdeutigkeit. Kein Auto-Versand: Senden bleibt beim Nutzer.
- KI-Signatur-Generator — Konsistente, e-mail-kompatible Signaturen migrieren, neu designen oder generieren.
- Massenmail aus dem Deals-Tab — Interessenten nach Deal-Phase filtern, auswählen und gebündelt per Massenmail anschreiben.
- E-Mail-Tracking & Versandhistorie — Öffnungs-Zähler je E-Mail an Kontakt und verknüpfter Immobilie, Landingpage-Besuche, Datenraum-Downloads und Anhänge über die Versandhistorie.
- Placetel-Telefonie — Anrufer-Pop-up mit Kontakt-Match, Click-to-Dial und KI-Notiz aus dem Gespräch.
- Kontakt-Sync mit Outlook — Kontakte je Datensatz mit dem verbundenen Microsoft-365-Postfach synchronisieren — und so indirekt ins Smartphone-Adressbuch.
- Terminplanung — Besichtigungen und Übergaben im CRM koordinieren — mit Massenbesichtigungs-Logik und Kalender-Sync.
- Besichtigungsfeedback — Nach der Besichtigung Feedback der Interessenten einholen — inklusive möglichem Kaufpreisangebot oder Absage mit Grund.
- Vorlagen & Textbausteine — Dokument-, E-Mail- und Textbaustein-Vorlagen als Fundament für effizientes Arbeiten.
- Aufgaben — Aufgabenverwaltung als Liste oder Kanban-Board mit Filtern und automatischer Wiedervorlage.
08
Verträge, Abschluss & Compliance
6- Digitale Signatur — Verträge papierlos abschließen — mit OTP-Authentifizierung und handschriftlicher Unterschrift.
- Datenräume & Formulare — Strukturierter Austausch mit Kunden und Partnern: frei konfigurierbare Formulare und Fragebögen (z. B. Eigentümer-Freigabe), Uploads, Feedback und Signaturen.
- GwG-Prüfung — Standard-Datenraum-Vorlage für die Identifikation nach Geldwäschegesetz.
- Maklervertrag & Widerruf — Überarbeitetes Maklerbeauftragungs- und Widerrufsmodul am Web-Exposé.
- Provisionsberechnung — Innen- und Außenprovision, Multiplikatoren und Mindestbeträge direkt am Objekt.
- Rechnungen — Rechnungen mit Nummernkreis, Mergefields und automatischem Zähler erstellen.
09
Bestands- & Gewerbeverwaltung
4- Mietvertragsverwaltung & Einheiten-Hierarchie — Bestandsverwaltung mit Stammobjekt-/Einheiten-Struktur und frei vergebener Vertragsnummer.
- Einheiten-Navigation — Einheiten-Tab auf jeder Ebene, mit nutzungsspezifischen Default-Spaltensets.
- Stacking Plan — Geschossweise grafische Visualisierung aller Einheiten eines Stammobjekts.
- Konzern-Aktivitäten — Aktivitäten der gesamten Konzerngruppe (Mutter und Töchter) konsolidiert in einer Ansicht.
10
Plattform, Sicherheit & Schnittstellen
4- Voller mobiler Funktionsumfang — Komplette Anwendung mit identischer UX auf Desktop, Tablet und Smartphone.
- Rollen & Rechte — Vierstufiges Berechtigungsmodell: Nutzer, Rollen, Teams und Zugriffsrechte je Datensatz.
- Sicherer Zugang — Feingranulare Postfach-Freigaben, IP-Whitelist und Session-Management.
- Public API, Webhooks & No-Code — Offene Schnittstellen zum Lesen/Schreiben, Echtzeit-Events und No-Code-Anbindung.
Stand & Hinweis
Diese Übersicht beschreibt den Funktionsumfang von propgen, dem KI-nativen Immobilien-CRM. Alle Funktionen sind im monatlich kündbaren Abonnement enthalten; das Hosting erfolgt DSGVO-konform in der EU. Die Darstellung dient der Information und ist nicht Bestandteil einer rechtsverbindlichen Leistungszusage.
Stand: 06/2026 · Aktualisierung: laufend mit wöchentlichen Releases. Den jeweils aktuellen KI-Fokus zeigt der KI-Funktionsumfang, Details zu einzelnen Funktionen die Release Notes.
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