Vollständige Leistungsbeschreibung · Stand Juni 2026

Der volle Funktionsumfang —
in einem Abo.

94 Funktionen in 11 Bereichen — die im CRM enthaltene Leistungsbeschreibung. Alle Funktionen sind im monatlich kündbaren Abonnement enthalten (dedizierte Infrastruktur über eigenständigen Vertrag); das Hosting erfolgt DSGVO-konform in der EU.

Datenmodell & Stammdaten

Objektverwaltung — Jede Immobilie als zentrale Akte mit Stammdaten, automatischer Objekt-ID, Status-Merkmalen und Verknüpfungen.
Teilmärkte aus Koordinaten — Teilmärkte als GeoJSON-Polygone in einer Hierarchie hinterlegen; jede Immobilie wird beim Geokodieren automatisch zugeordnet, der Bestand per Lauf mit CSV-Bericht. Mehrere Teilmarkttypen je Büro (Büro, Einzelhandel, Wohnen, Logistik): der Objekttyp wählt den Typ, die Koordinaten die Zone.
Kontaktverwaltung — Zentrale Kontaktakte mit Stammdaten, Status und Beziehungen (Eigentümer, Unternehmen, verknüpfte Kontakte und Immobilien).
Unternehmensverwaltung — Unternehmen als eigene Akten mit Mitarbeitern, Angeboten und echten Konzern-Hierarchieebenen. Mehrere Standorte je Unternehmen (Hauptsitz, Niederlassung, Rechnungs- und Postanschrift), Standort je Mitarbeiterzuordnung und Auswahl der Anschrift bei der Dokumenterstellung.
Projekte — Bündelung von Vorgängen, die mehrere Immobilien oder gar keine Immobilie betreffen (Bauträger, Veranstaltungen, Kampagnen, interne Themen).
Individuell erweiterbare Formulare — Benutzerdefinierte Felder in Sektionen, berechnete Felder, bedingte Sichtbarkeit, konfigurierbares Layout und Feld-Tags.
Tags & Feld-Sichten — Mehrere thematische Sichten auf denselben Datensatz — im Formular nur die relevanten Felder einblenden.
Dokumentenmanagement — Ordner pro Objekt, Kontakt und Unternehmen — frei und global, Upload per Drag & Drop, aus OneDrive/SharePoint oder mobil per Kamera; Teilen über Datenräume.
Universalsuche — Eine Suche über Kontakte, Immobilien, Seiten und Aktivitäten mit Live-Treffern ab dem ersten Buchstaben.

KI-Assistent & Automatisierung

KI-Assistent — Tief integrierter Assistent, der Fragen aus dem Makler-Alltag beantwortet, live im Web recherchiert und Infografiken erstellt.
Kontextbewusste CRM-Suche — Der Assistent versteht die Beziehungen zwischen Kontakten, Immobilien, Deals und Aktivitäten — nicht nur einzelne Datensätze.
Briefings im Assistenten — „Was ist heute wichtig?" sowie Objekt- und Kontakt-Briefings aus den eigenen CRM-Daten auf einen Blick.
Assistent schreibt ins CRM — Aus einer Sprach- oder Texteingabe entstehen direkt verknüpfte Notizen, Aufgaben, Termine und E-Mail-Entwürfe — Termine lassen sich auch verschieben und absagen.
Assistent sieht Objektbilder — Der Assistent erkennt den Inhalt von Objektbildern und beschreibt ihn mit Bild-ID, ändert die Reihenfolge der Medien per Chat, steuert die Sichtbarkeit je Portal und im Web-Exposé und legt erstellte Dateien direkt am Datensatz ab.
24/7 Support-Chat — Bedien-Fragen rund um die Uhr, beantwortet auf Basis der offiziellen Hilfe-Artikel.
Eigene KI-Agenten — Routinen (nach Zeitplan) und Skills (auf Zuruf mit eigenen Eingabefeldern) direkt im CRM bauen — mit Anweisungen, Wissens-Dateien und wählbaren Werkzeugen; fertige Vorlagen wie Morgen-Digest oder Follow-up-Wächter. Ins CRM schreiben Agenten nur auf ausdrückliche Anweisung.
KI-Handlungsempfehlungen — Die KI erkennt selbst offene To-dos und schlägt direkt im Dashboard die nächsten Schritte vor.
KI-Filter in natürlicher Sprache — Listen filtern, indem man in einem Satz beschreibt, was man sehen will — die KI baut die Filter.
KI-Sprachmemo — Einheitliche Spracheingabe überall im CRM; die KI transkribiert und ordnet je nach Kontext zu.
Tägliche KI-Briefings per Mail — Termine, Kontakte, Immobilien und Aktivitäten zur Wunschzeit als Digest — per Mail oder CRM-Notiz.
Gespräch zu Aufgabe — Audiodatei eines Telefonats wird zu Zusammenfassung, Mail-Entwurf und verknüpften Aufgaben.
Workflow Manager — Visuelle Automatisierung mit Auslösern, Aktionen und Wenn/Sonst-Logik im Drag-&-Drop-Editor.
Interaktive Automatisierungen — Nach dem Speichern eines Termins, einer Aufgabe, Notiz, eines Deals, Kontakts, Unternehmens oder Objekts öffnet sich sofort die Folgeaktion (E-Mail, Aufgabe, Notiz, Deal, Termin), vorbelegt zur persönlichen Prüfung.
Einwand-Trainer — Akquise-Rollenspiele mit der KI als Eigentümer oder Interessent — direkt im CRM üben.

Datenerfassung & Dokumenten-KI

KI-Anlage — Kontakte, Unternehmen und Immobilien per Upload, Text oder Sprache statt Tipparbeit anlegen.
KI-Datenanreicherung — Bestehende Datensätze per Sprachnotiz, Text, Datei-Upload oder Impressum anreichern.
Unternehmens-Import per KI — Firmendaten aus URL (Impressum-Crawler), Text, Datei oder Sprachnotiz übernehmen.
Dokumente automatisch auswerten — Personalausweis, Grundbuch, Energieausweis und Mietvertrag: Felder extrahieren und mit dem CRM abgleichen.
Grundbuch-Datenextraktion — Lasten und Beschränkungen aus Abteilung II/III sowie Eckdaten strukturiert auslesen.
Dokumente schwärzen — Sensible Daten automatisch erkennen und DSGVO-konform direkt im CRM schwärzen.

Akquise, Bewertung & Pipeline

PriceHubble-Integration — Tiefe Bewertungs-Integration — vom Lead-Widget bis zur Beauftragung um die Daten herum gebaut.
KI-Akquise-Analyse — Strategie-Headline, Vermarktungs-Säulen, Kaufkraft und drei Zielgruppen-Personas pro Objekt.
Suchprofile & Matching — Vorlagen für Residential/Commercial, transparenter Match Score je Treffer und Polygon-Suche.
Gewerbe- und Investment-Suchprofile — Jedes Objektfeld als Suchkriterium, sieben Gewerbe- und Investment-Vorlagen (Büro/Praxis, Einzelhandel, Gastronomie, Halle/Lager, Investment, Zinshaus, Grundstücke) mit Lage zuerst; Ergebnisliste mit einer Spalte je Kriterium.
Auto-Suchprofil aus Portalanfragen — Jede eingehende Portalanfrage legt automatisch ein sofort aktives Suchprofil an.
Eigentümer-Leads aus neun Quellen — Leads von ImmobilienScout24, Immowelt (inkl. Profi-Leads), AroundHome, Interlead, wattfox, Einfach zum Angebot, AngebotsGURU und Immoportal.com werden automatisch als verknüpfter Kontakt + Objekt angelegt — bereit für Automationen und Leadquellen-Auswertung.
Deals & Pipeline-Management — Eigene Pipelines mit konfigurierbaren Phasen, Farben und Wahrscheinlichkeiten.
KI-Lead-Scoring — Web-Exposé-Chats werden automatisch zu bewerteten Leads (Score 0–100, vier Tiers).
Objekt-Dashboards — Vier phasenspezifische Sichten je Immobilie: Akquise, Aufbereitung, Vermarktung, Vermittelt.
Unternehmens-Dashboard — Alle relevanten Firmendaten — Aktivität, Lead Score, Kontakte, Suchprofile, Deals — auf einen Blick.
Individuelle Dashboards — Drag-and-drop-Layout mit frei skalierbaren Widgets (1×1 bis 3×3) aus vier Kategorien.
Kaufangebote & Absagen — Angebote aus drei Quellen (Datenraum-Feedback, KI-Chat im Web-Exposé, manuell) mit Automation in die nächste Deal-Phase; Absagen mit vorkonfektionierten Gründen für Eigentümer-Feedback.

Objektaufbereitung & Vermarktung

Objekt-Aufbereitung — Strukturierter Prozess vom unterzeichneten Maklerauftrag zum vermarktungsfähigen Objekt.
Entfernungen & Fahrzeiten automatisch — Entfernung und Fahrzeit zu Flughafen, Fernbahnhof, Autobahn, ÖPNV und Nahversorgung per Klick oder beim Start der Aufbereitung — über das Straßen- bzw. Fußwegenetz, eingetragene Werte bleiben.
KI-Exposé-Texte — Überschrift, Kurz-, Objekt-, Lage- und Ausstattungsbeschreibung in Sekunden — abgestimmt auf Zielgruppe und Ton.
KI-Bildoptimierung — Innen-/Außenaufnahmen aufwerten: Dämmerung, Himmelsersatz, Bildkorrektur, virtuelles Homestaging, Entmöbeln.
Eigene Bild-Prompts — Eigene KI-Prompts pro Bildtyp anlegen und optional büroweit freigeben.
Grundriss aus Foto — Aus dem Foto einer Bauzeichnung werden ein sauberer 2D-Grundriss, eine 3D-Ansicht und eine möblierte Variante.
Social Media Reels — Hochformat-Videos aus Immobilienbildern mit Drag-&-Drop-Editor, Musik und Outro.
Portalveröffentlichung — Ein Klick auf alle Portale — OpenImmo und ImmoScout24-REST nativ unterstützt.
Wasserzeichen für Objektbilder — Eigenes Logo auf exportierten Bildern für Portale und Landingpage: Position, Größe und Deckkraft zentral, Standard pro Ziel, pro Bild schaltbar — Originale bleiben unverändert.
Schaufenster TV — TV- und Monitor-Schaufenster aus dem CRM, manuell oder regelbasiert bespielt.

Web-Exposé & Eigentümer-Kommunikation

Web-Exposé — Das passende Web-Exposé für jede Immobilie — interaktiv oder als klassisches PDF, mit Landingpage-Tracking und provisionssichernden Bestätigungen.
Objektzugang sperren — Exposé-Links und Datenräume einzeln in der E-Mail oder im Nachweis sperren und wieder freigeben; auf Wunsch sperrt jede neue Absage den Objektzugang des Kontakts automatisch, die Absage bleibt erhalten.
KI-Chat im Web-Exposé — Prominenter Assistent, der Interessentenfragen aus den freigegebenen Dokumenten beantwortet.
Externe Links im Web-Exposé — 360°-Touren, Projektseiten, Drohnenflüge und Buchungs-Tools einbetten oder verlinken.
Dokumente im Web-Exposé — Pro Dokument steuerbar: Landingpage, Portale oder Freigabe erst nach Maklervertrag.
Lage-Karte & Umgebung — Interaktive Karte auf der Landingpage mit POI-Explorer (ÖPNV, Einkauf, Schulen, Gastronomie …) und Entfernung; Verteilerseite mit allen Standorten für Portfolios.
Side-by-Side-Vergleich — Die versendeten Objekte nebeneinander, alle Angaben zeilenweise gegenübergestellt — aufgerufen über einen Button in der Versand-Mail, mit Absprung ins vollständige Einzel-Exposé.
Eigentümer-Reporting — Personalisierte Landingpage je Immobilie mit Vermarktungsübersicht und filterbarer Live-Aktivitätenliste.

Kommunikation, E-Mail & Termine

Microsoft 365 — Postfach, Outlook-Kalender, Teams-Meetings und Kontakte direkt mit propgen verbunden.
Google Mail & Google Kalender — Gmail synchronisiert mit propgen; der Google Kalender überträgt Termine, Meet-Links, Einladungen und Verfügbarkeiten — Änderungen sind in Sekunden im CRM, Termin-Puffer blocken automatisch.
KI-E-Mail-Assistent — E-Mails als interne Kurzfassung zusammenfassen, Antwort-Entwürfe generieren und diktieren.
KI-Assistent: E-Mail-Entwürfe — Der KI-Assistent verfasst auf Zuruf einen vollständigen E-Mail-Entwurf direkt im Composer — mit Zugriff auf Textbausteine und Variablen und Rückfrage bei Mehrdeutigkeit. Kein Auto-Versand: Senden bleibt beim Nutzer.
KI-Signatur-Generator — Konsistente, e-mail-kompatible Signaturen migrieren, neu designen oder generieren.
Massenmail aus dem Deals-Tab — Interessenten nach Deal-Phase filtern, auswählen und gebündelt per Massenmail anschreiben.
E-Mail-Tracking & Versandhistorie — Öffnungs-Zähler je E-Mail an Kontakt und verknüpfter Immobilie, Landingpage-Besuche, Datenraum-Downloads und Anhänge über die Versandhistorie.
Placetel-Telefonie — Anrufer-Pop-up mit Kontakt-Match, Click-to-Dial und jeder Anruf als Aktivität am Kontakt.
Telefon-KI über Fonio — Die Telefon-KI nimmt eingehende Anrufe rund um die Uhr automatisch entgegen, erkennt oder legt den Kontakt an und überträgt das Gespräch als Telefonnotiz mit vollständigem Transkript an den richtigen Kontakt.
Kontakt-Sync mit Outlook — Kontakte je Datensatz mit dem verbundenen Microsoft-365-Postfach synchronisieren — und so indirekt ins Smartphone-Adressbuch.
Terminplanung — Besichtigungen und Übergaben im CRM koordinieren — mit Massenbesichtigungs-Logik und Kalender-Sync.
Besichtigungsfeedback — Nach der Besichtigung Feedback der Interessenten einholen — inklusive möglichem Kaufpreisangebot oder Absage mit Grund.
Vorlagen & Textbausteine — Dokument-, E-Mail- und Textbaustein-Vorlagen als Fundament für effizientes Arbeiten.
Aufgaben — Aufgabenverwaltung als Liste oder Kanban-Board mit Filtern und automatischer Wiedervorlage.
Aufgabenkategorien mit Vorlage — Jede Kategorie gibt Titel, Standard-Zuständigkeit, formatierte Beschreibung und Unteraufgaben für neue Aufgaben vor und steuert, ob ihre Aufgaben im Eigentümerreport erscheinen.

Verträge, Abschluss & Compliance

Digitale Signatur — Verträge papierlos abschließen — mit OTP-Authentifizierung und handschriftlicher Unterschrift.
Datenräume & Formulare — Strukturierter Austausch mit Kunden und Partnern: frei konfigurierbare Formulare und Fragebögen (z. B. Eigentümer-Freigabe), Uploads, Feedback und Signaturen.
GwG-Prüfung — Standard-Datenraum-Vorlage für die Identifikation nach Geldwäschegesetz.
Maklervertrag & Widerruf — Überarbeitetes Maklerbeauftragungs- und Widerrufsmodul am Web-Exposé.
Provisionsberechnung — Innen- und Außenprovision, Multiplikatoren und Mindestbeträge direkt am Objekt.
Rechnungen — Rechnungen mit Nummernkreis, Mergefields und automatischem Zähler erstellen.

Bestands- & Gewerbeverwaltung

Mietvertragsverwaltung & Einheiten-Hierarchie — Bestandsverwaltung mit Stammobjekt-/Einheiten-Struktur und frei vergebener Vertragsnummer.
Erinnerung vor Vertragsende — Automation „Datum erreicht“ für Mietverträge: Aufgabe mit frei wählbarem Vorlauf vor Vertragsende, frühestem Kündigungsdatum oder Kündigungsdatum — verknüpft mit Vertrag, Fläche und Mietern.
Einheiten-Navigation — Einheiten-Tab auf jeder Ebene, mit nutzungsspezifischen Default-Spaltensets.
Stacking Plan — Geschossweise grafische Visualisierung aller Einheiten eines Stammobjekts.
Konzern-Aktivitäten — Aktivitäten der gesamten Konzerngruppe (Mutter und Töchter) konsolidiert in einer Ansicht.

Plattform, Sicherheit & Schnittstellen

Voller mobiler Funktionsumfang — Komplette Anwendung mit identischer UX auf Desktop, Tablet und Smartphone.
Rollen & Rechte — Vierstufiges Berechtigungsmodell: Nutzer, Rollen, Teams und Zugriffsrechte je Datensatz.
Sicherer Zugang — Feingranulare Postfach-Freigaben, IP-Whitelist und Session-Management.
Public API, Webhooks & No-Code — Offene Schnittstellen zum Lesen/Schreiben, Echtzeit-Events und No-Code-Anbindung.

Enterprise

Mehrere Gesellschaften — Beliebig viele Zusatzgesellschaften mit eigenen Firmendaten und Vererbung aus den allgemeinen Einstellungen.
Mehrere ImmoScout24-Konten — Mehrere benannte ImmoScout24-Konten in einem Account — Zuordnung sowie Auswahl von Medien, Dokumenten und Links je Objekt und Konto.
Eigene Makler-Domain — propgen als Subdomain unter der Domain des Maklerbüros (z. B. crm.meine-makler-domain.de); Systembenachrichtigungen werden von der eigenen Domain versendet.
Dedizierte Infrastruktur — Betrieb auf eigener, gekapselter Infrastruktur mit dedizierten Servern — Umgebung über eigenständigen Vertrag, Administratorrechte im Haus, optional mit lokalem Datenarchiv inklusive Backup-Funktion.

Stand & Hinweis

Diese Übersicht beschreibt den Funktionsumfang von propgen, dem KI-nativen Immobilien-CRM. Alle Funktionen sind im monatlich kündbaren Abonnement enthalten; die dedizierte Infrastruktur wird über einen eigenständigen Vertrag bezogen. Das Hosting erfolgt DSGVO-konform in der EU. Die Darstellung dient der Information und ist nicht Bestandteil einer rechtsverbindlichen Leistungszusage.

Stand: 06/2026 · Aktualisierung: laufend mit wöchentlichen Releases. Den jeweils aktuellen KI-Fokus zeigt der KI-Funktionsumfang, Details zu einzelnen Funktionen die Release Notes.

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