Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung im Makler-CRM bedeutet, wiederkehrende Prozesse (Portalanfragen, Besichtigungs-Bestätigungen, Eigentümer-Reporting) durch konfigurierte Regeln ausführen zu lassen — mit Auslöser, Bedingung und Aktion, visuell konfiguriert ohne Programmierung.
Auch bekannt als: Workflow-Manager · Prozessautomation · CRM-Automation · No-Code-Workflow
Workflow-Automatisierung in einem Makler-CRM bedeutet, wiederkehrende Prozesse durch konfigurierte Regeln ausführen zu lassen — anstatt sie manuell abzuarbeiten. Typische Beispiele: automatisches Anlegen einer Aufgabe bei einer neuen Portal-Anfrage, automatischer Mail-Versand nach einer Besichtigung, automatisches Anstoßen einer Eigentümer-Mail bei Status-Wechsel des Objekts.
Aus welchen Bausteinen besteht ein Workflow?
Drei Hauptbausteine: Auslöser (Trigger — z. B. „Neue Portalanfrage eingegangen"), Bedingung (Wenn/Sonst-Logik — z. B. „Objekt ist Gewerbefläche"), Aktion (z. B. „Aufgabe an Gewerbe-Team erstellen", „Antwort-Mail mit Web-Exposé verschicken"). Komplexe Workflows verketten mehrere Aktionen und enthalten Verzweigungen.
Wofür lohnt sich Workflow-Automatisierung bei Maklern?
Klassische Hochfrequenz-Prozesse: Erstkontakt nach Portal-Anfrage, Besichtigungs-Bestätigung mit Anfahrtshinweisen, Nachfass-Mail nach Besichtigung, Eigentümer-Reporting wöchentlich/monatlich, GwG-Datenraum-Versand bei Reservierung. Faustregel: ein Prozess lohnt sich, wenn er mehr als einmal pro Woche vorkommt und einem klaren Muster folgt.
Was unterscheidet einen Workflow-Manager von einem Skript?
Ein Workflow-Manager ist visuell und ohne Programmierung bedienbar. Drag-and-Drop für Auslöser und Aktionen, übersichtliche Verzweigungen, Test-Lauf zum Trockenüben, Aktiv/Inaktiv-Schalter, Log-Ansicht für Fehler. Skripte (Zapier, Make, n8n, Code) sind mächtiger, kosten aber Wartungsaufwand und IT-Wissen — ein guter Workflow-Manager im CRM deckt 80 % der Maklerprozesse ohne externe Tools ab.
So setzt propgen das um
Der propgen Workflow-Manager ist ein visueller Drag-and-Drop-Editor: Auslöser, Aktionen, Wenn/Sonst-Verzweigungen, Bibliothek vorgefertigter Blaupausen (Portalanfrage, Bewertungs-Widget, Feedback, Morning/Evening Briefing), E-Mail-Aktionen wahlweise „auto-versenden" oder „als Entwurf zur Freigabe". Mit Log, Testlauf und Aktiv/Inaktiv-Schalter pro Workflow. Wenn das nicht reicht, koppelt propgen über die Public API und Webhooks an Zapier/Make/n8n an.
In propgen verfügbar als
Verwandte Begriffe
- Makler-CRMEin Makler-CRM ist eine Software für Immobilienmakler, die Kontakte, Objekte, Aktivitäten, Verträge und Dokumente bündelt und die typischen Maklerprozesse (Akquise, Vermarktung, Vermittlung, Bestandsverwaltung) digital abbildet.
- KI-AssistentEin KI-Assistent im CRM ist ein eingebauter Chat-Agent, der Fragen zum Maklerbestand beantwortet, Live-Recherchen durchführt, Texte generiert und operative Aufgaben anstößt — auf Basis der CRM-Daten.
- WebhookEin Webhook ist ein automatischer HTTP-Aufruf, mit dem ein System einem anderen in Echtzeit meldet, dass ein Ereignis eingetreten ist — neuer Lead, signierter Vertrag, Tag gesetzt. Im Makler-CRM die zentrale Integrationstechnik zwischen Portalen, Telefonsystem, Buchhaltung und Marketing-Tools. Inbound (CRM empfängt) und Outbound (CRM sendet) sind zwei verschiedene Richtungen, die ein vollwertiges CRM beide beherrscht.
- PortalanfrageEine Portalanfrage ist eine eingehende Interessentenanfrage zu einem konkreten Objekt, die über ein Immobilienportal (ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen, meinestadt.de) oder die eigene Makler-Website ins CRM kommt. Für die meisten Maklerbüros der wichtigste Lead-Eingang — und der zeitkritischste Vorgang im Tagesgeschäft. Typischer Auslöser für einen automatisierten Folgeprozess.