Aufgaben mit Plan: Boards, Filter und automatische Wiedervorlage

Der Alltag im Maklergeschäft ist getaktet von Wiedervorlagen, Rückrufen, Besichtigungsterminen, Nachfass-Aktionen und parallel laufenden Vermarktungen. Ohne ein zuverlässiges Aufgabenmanagement gehen Termine verloren, Eigentümer warten auf Rückmeldungen und ganze Vermarktungsphasen verzögern sich. propgen bringt deshalb eine vollständig in den CRM-Workflow integrierte Aufgabenverwaltung mit — konzipiert für die Realität deutscher Immobilienmakler.

Zwei Ansichten — eine Datenbasis

Aufgaben lassen sich in propgen wahlweise als klassische Listenansicht oder als visuelles Kanban-Board darstellen. Die Listenansicht eignet sich für den schnellen Überblick: Aufgaben werden nach Fälligkeit sortiert, überfällige Einträge sind farblich hervorgehoben, und Filter für Kategorien, Prioritäten und zugewiesene Mitarbeiter:innen grenzen die Auswahl präzise ein.

Wer lieber visuell arbeitet, wechselt mit einem Klick in die Board-Ansicht. Hier sind Aufgaben in Spalten organisiert — etwa Überfällig, Heute, Morgen, Nächste 7 Tage und Später. Karten enthalten alle relevanten Informationen auf einen Blick: Priorität, Kategorie, Kontakt, Unternehmen und verknüpfte Immobilie.

Drei Sortierlogiken für jeden Arbeitsstil

Aufgaben können in propgen nach drei Dimensionen gruppiert werden:

• Nach Fälligkeit — ideal für die tägliche Tagesplanung und das Abarbeiten anstehender To-dos.
• Nach Kategorie — etwa Eigentümerbewertung, Besichtigung, Nachfassen oder Energieausweis. So wird sichtbar, welche Arbeitsbereiche aktuell die meiste Aufmerksamkeit erfordern.
• Nach Priorität — Hoch, Normal, Niedrig. Hilfreich, wenn sich Aufgaben stapeln und eine bewusste Reihenfolge nötig wird.

Jede Sicht ist nur einen Klick entfernt, ohne dass die zugrundeliegenden Daten neu geladen oder gewechselt werden müssen.

Umfangreiche Filter für gezielte Auswahl

Bei mehreren hundert offenen Aufgaben hilft Sortierung allein nicht — Du brauchst gezielte Filter. Mehrere Filterdimensionen lassen sich frei kombinieren:

• Volltextsuche über Aufgabentitel und Beschreibung
• Kategorie — eine, mehrere oder alle gleichzeitig
• Priorität — Hoch, Normal, Niedrig kombinierbar
• Fälligkeit — Heute, Morgen, frei definierter Zeitraum oder „Nur überfällige"
• Verantwortliche:r — eigene Aufgaben oder die einer Kollegin im Team
• Verknüpfung — Aufgaben zu einer bestimmten Immobilie, einem Kontakt oder einem Projekt

Filter wirken sowohl in der Listen- als auch in der Board-Ansicht — die Spaltenstruktur bleibt erhalten, nur die sichtbaren Karten passen sich an. So findest Du mit zwei Klicks alle überfälligen Eigentümerbewertungen Deiner Kollegin aus den letzten 14 Tagen.

Drag & Drop: Termine verschieben in Sekunden

Pläne ändern sich — ein Eigentümer ruft zurück, ein Termin verschiebt sich, eine Bewertung muss vorgezogen werden. Im Kanban-Board lassen sich Aufgaben per Drag & Drop zwischen Spalten verschieben. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch angepasst, eine manuelle Datumsänderung entfällt. Damit wird die Tages- und Wochenplanung zu einer Sache von Sekunden.

Unteraufgaben für komplexe Vorgänge

Eine Eigentümerbewertung ist selten ein einzelner Schritt. propgen unterstützt deshalb Unteraufgaben mit eigenen Fälligkeiten und Verantwortlichen. Eine typische Bewertung kann beispielsweise gegliedert werden in:

1. Bewertung erstellen
2. Bewertung präsentieren
3. Bewertung nachfassen

Jeder Schritt erhält ein eigenes Datum. Der Fortschritt ist auf der Hauptaufgabe direkt als Zähler sichtbar (z. B. 0/3 erledigt) — ohne dass die Karte aufgeklappt werden muss.

Kommentare halten den Kontext fest

Aufgaben sind selten Einzelarbeit. Mit der Kommentarfunktion dokumentieren Du und Deine Kolleg:innen direkt am Vorgang, was besprochen wurde, welche Informationen der Eigentümer nachgereicht hat oder warum eine Verschiebung notwendig wurde. So bleibt der Kontext erhalten — auch wenn ein:e andere:r Mitarbeiter:in die Aufgabe übernimmt.

Verknüpfung mit allen relevanten Datensätzen

Eine Aufgabe in propgen steht nie isoliert. Sie lässt sich verknüpfen mit:

• Kontakten (z. B. dem Eigentümer oder Interessenten)
• Unternehmen (Verwaltungen, Bauträger, Geschäftspartner)
• Immobilien (das konkrete Objekt mit Adresse und Stammdaten)
• Projekten (etwa eine Mehrfamilienhaus-Vermarktung mit mehreren Einheiten)

Diese Verknüpfungen wirken wechselseitig: Auf jeder Immobilie, jedem Kontakt und jedem Projekt siehst Du sofort, welche Aufgaben offen sind. Recherchen entfallen, der Kontext ist immer einen Klick entfernt.

Aufgaben als Bestandteil von Automationen

Aufgaben sind in propgen nicht nur ein passives Werkzeug, sondern ein aktiver Baustein im Workflow-Manager. Über die Automatisierungs-Engine können Aufgaben automatisch erstellt werden, wenn definierte Ereignisse eintreten — etwa:

So entstehen zuverlässige Standardabläufe, ohne dass Mitarbeiter:innen manuell daran denken müssen.

Kategorien und Merkmale individuell konfigurierbar

Jedes Maklerunternehmen arbeitet anders. propgen erlaubt deshalb in den Einstellungen die freie Definition eigener Kategorien und Merkmale für Aufgaben. Ob Du zwischen Eigentümerakquise, Vermietungsbetreuung und Verwaltungsaufgaben unterscheidest oder eigene Tags für Vertriebsphasen einführst — die Struktur passt sich Deinem Geschäft an, nicht umgekehrt.

Fazit

Mit der Aufgabenverwaltung in propgen bündelst Du Tagesgeschäft, Teamkoordination und Automatisierung an einer Stelle. Listen- und Board-Ansicht, flexible Sortierungen, Unteraufgaben, Kommentare, Verknüpfungen mit allen CRM-Datensätzen und die Integration in den Workflow-Manager machen Aufgaben zum Rückgrat eines strukturierten Maklerall­tags — ohne zusätzliche Tools, ohne Medienbruch.

Aufgaben spielen direkt mit der Universalsuche (n t für eine neue Aufgabe), mit dem Workflow-Manager und mit der Objekt-Aufbereitung, in der ein Großteil der Schritte ebenfalls über Aufgaben läuft. Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder im vollständigen KI-Funktionsumfang.