KI-E-Mail-Assistent: Zusammenfassen, Antworten generieren, diktieren
Drei neue KI-Funktionen in der Mailbox: E-Mails als interne Kurzfassung zusammenfassen (mit optionalem Fokus, fremdsprachige Mails werden dabei auf Deutsch übersetzt), Antwort-Entwürfe aus Kontakt-, Immobilien- und Merkmals-Kontext generieren und Antworten direkt in den Editor diktieren statt zu tippen — alles ohne zusätzliche Einrichtung.
- E-Mail zusammenfassen: interne Kurzfassung ohne Signaturen oder Zitatketten — mit optionalem Fokus (z. B. „in drei Bulletpoints" oder „nächste Schritte")
- Fremdsprachige Mails (z. B. Französisch, Englisch, Spanisch) werden zusammengefasst und auf Deutsch übersetzt — in einem Schritt
- „Neuer Vorschlag" liefert eine andere Variante, Kopieren-Button für sofortige Weiterverwendung
- Antwort generieren: Entwurf auf Basis von Kontakt, Immobilie und Merkmalen — voll editierbar vor dem Versand
- E-Mails diktieren statt tippen: Aufnahme mit Pegel- und Zeitanzeige, automatische Transkription direkt im Editor
- Voll integriert mit Microsoft-365-Postfach und automatisch eingefügter Signatur aus dem KI-Signatur-Generator
Die Mailbox in propgen bekommt drei neue KI-Funktionen, die den Arbeitsalltag im Posteingang spürbar beschleunigen: Anfragen lassen sich schneller erfassen, Antworten schneller formulieren — und längere Inhalte ohne Tippen direkt einsprechen.
E-Mails zusammenfassen
Eingehende E-Mails enthalten häufig lange Zitatketten, Signaturen und Höflichkeitsfloskeln. Die neue Funktion E-Mail zusammenfassen erstellt auf Knopfdruck eine kurze interne Kurzfassung — ohne Signaturen, ohne Zitate — und konzentriert sich auf das Wesentliche: Wer schreibt, worum geht es, was ist die Erwartung an den Makler.
Optional lässt sich ein Fokus mitgeben, etwa „in drei Bulletpoints" oder „mit Fokus auf nächste Schritte". So entsteht eine Zusammenfassung, die direkt zur Arbeitsweise im Büro passt — ob für die eigene Übersicht, eine Weitergabe an Kollegen oder zur Vorbereitung eines Rückrufs.
Das hilft auch über Sprachgrenzen hinweg: Schreibt Dir jemand auf Französisch, Englisch oder Spanisch, bekommst Du die Zusammenfassung auf Deutsch — also zusammengefasst und übersetzt in einem Schritt. So verstehst Du fremdsprachige Anfragen sofort, ohne ein separates Übersetzungstool zu öffnen.
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- Aufruf aus der geöffneten E-Mail über den Button „E-Mail zusammenfassen".
- „Neuer Vorschlag" erzeugt eine andere Variante, wenn die erste nicht den richtigen Ton trifft.
- Mit einem Klick kopierbar — sofort einsetzbar in Notizen, Chats oder Aufgaben.
Antworten generieren
Beim Verfassen einer Antwort steht im Editor der KI-Assistent zur Verfügung. Er erzeugt einen passenden Antwortentwurf — auf Basis der ursprünglichen E-Mail und des verknüpften Kontextes: Kontakt, Immobilie, Merkmale.
Der Entwurf orientiert sich an den hinterlegten Stammdaten und dem gewählten Tonfall. Häufige Szenarien wie Terminbestätigungen, Rückfragen zu Exposés oder die Übersendung weiterführender Informationen lassen sich damit in Sekunden vorbereiten. Der Entwurf bleibt vollständig editierbar, bevor die E-Mail versendet wird.
E-Mails diktieren und transkribieren
Längere oder individuelle Antworten lassen sich ab sofort einsprechen statt tippen. Über die Aufnahmefunktion im Verfassen-Dialog wird das Diktat aufgezeichnet und automatisch in Fließtext umgewandelt — Transkription direkt im Editor, sofort weiter bearbeitbar.
- Pegel- und Zeitanzeige während der Aufnahme — sichtbar, dass tatsächlich aufgenommen wird.
- „Aufnahme stoppen" beendet das Diktat und übernimmt den Text in den Editor.
- Gleicher Mechanismus wie bei den KI-Sprachmemos — eine einheitliche Eingabe für alle Stellen im CRM.
Verfügbarkeit
Alle drei Funktionen sind in der Mailbox aktiv und ohne zusätzliche Einrichtung nutzbar. Voraussetzung für den Mail-Zugriff ist die Microsoft-365-Anbindung; die generierten Antworten verwenden automatisch Deine im KI-Signatur-Generator gepflegte Signatur.
Verwandte Releases: die Microsoft-365-Anbindung verbindet das Postfach mit propgen; der KI-Signatur-Generator liefert die Signatur unter jede Antwort; die KI-Sprachmemo ist das gleiche Diktat-UI an anderen Stellen im CRM; der KI-Assistent nutzt denselben Kontext-Mechanismus; die Massenmail aus dem Deals-Tab bringt dieselbe Mail-Strecke an viele Empfänger gleichzeitig; das E-Mail-Tracking zeigt, ob die Nachricht beim Empfänger geöffnet wurde; und der KI-Assistent verfasst E-Mail-Entwürfe auf Zuruf direkt im Composer. Den Gesamtüberblick gibt der Funktionsüberblick — die KI-Funktionstiefe im Detail zeigt der KI-Funktionsumfang.