Placetel in propgen: Anrufer-Pop-up, Click-to-Dial und KI-Notiz aus dem Gespräch

Bisher waren Anrufe in einem Makler-CRM oft die einzige Lücke, durch die wichtige Information verloren ging: Klingelt das Festnetz, sucht man am Display nach der Nummer, im Kopf nach dem Kontakt, und nach dem Auflegen tippt man dann (wenn überhaupt) eine Notiz. Mit Placetel als Cloud-Telefonie-Anbieter und der neuen propgen-Anbindung schließt sich diese Lücke vollständig.

Eingehender Anruf — Kontakt erscheint, bevor Du abnimmst

Sobald Placetel einen eingehenden Anruf signalisiert, gleicht propgen die Rufnummer gegen Deine Kontakt- und Unternehmens-Datenbank ab. Ist die Nummer bekannt, erscheint im aktiven propgen-Tab ein kleines Pop-up unten rechts — mit Name, Telefonnummer, Anruf-Status („Klingelt" / „Im Gespräch") und einem direkten Sprung zum Kontakt-Datensatz.

Du nimmst das Gespräch wie gewohnt am Telefon oder Headset an. Das Pop-up zeigt Dir parallel, mit wem Du gerade sprichst — inklusive Sprung zur Kontakt-Historie, falls Du während des Gesprächs etwas nachschlagen willst. Bei unbekannten Nummern siehst Du nur die Rufnummer; ein Klick legt sie als neuen Kontakt an und Du kannst direkt während des Gesprächs Name und Anliegen ergänzen.

Ausgehender Anruf — Click-to-Dial direkt aus dem Datensatz

Aus jedem Kontakt-Datensatz, jeder Aktivitäts-Karte und jeder Listenansicht kannst Du die hinterlegte Telefonnummer anklicken — der Anruf wird über Placetel direkt aufgebaut. Kein Tippen mehr von Nummern, keine Verwechsler, keine Tippfehler. Du wählst aus, von welchem Endgerät (Tischtelefon, Mobile-Client, WebRTC im Browser) der Anruf rausgehen soll, und Placetel kümmert sich um die Verbindung.

Aktivität automatisch — mit KI-Transkript als Notiz

Egal, ob eingehend oder ausgehend: jeder Anruf wird automatisch als eine Aktivität am richtigen Kontakt verbucht — Datum, Uhrzeit, Dauer, Richtung. Strukturiert ablegt, im CRM-Audit-Trail sichtbar. Sobald die Aufzeichnung in Placetel aktiviert ist, lädt propgen die Audio-Datei nach dem Auflegen automatisch nach, transkribiert sie über die KI-Sprachmemo-Funktion und hängt das Transkript als Notiz an genau diese Anruf-Aktivität. Du hast also einen Eintrag im Aktivitäts-Log, in dem alles drin ist — Anruf-Eckdaten plus Gesprächs-Notiz plus Verknüpfungen zum Vorgang.

Damit gilt für jeden Anruf das, was bei propgen ohnehin Prinzip ist: Nichts geht verloren, alles liegt am richtigen Datensatz, ohne dass mehrere Einträge dasselbe Telefonat fragmentiert dokumentieren. Auch eine Woche später weißt Du noch, wer wann wegen welchem Objekt angerufen hat — ohne dass Du Dir Notizen machen musst.

Alle Telefonate auf einen Blick

Neben dem Aktivitäts-Eintrag am einzelnen Kontakt gibt's eine globale Telefonate-Ansicht — jeder Anruf der letzten Tage und Wochen, gefiltert nach Mitarbeiter, Richtung und Ergebnis. Verpasste Anrufe sind rot hervorgehoben, erreichte Gespräche zeigen die Dauer. Direkt von dort kommst Du zum jeweiligen Kontakt, zur Notiz oder zum Vorgang — und kannst über „Neue Telefon-Notiz" auch nachträglich ein Gespräch dokumentieren, das nicht über Placetel lief.

Wie die Anbindung technisch läuft

• Webhook-Events von Placetel — propgen empfängt Notify-Events (Ringing, Answered, HungUp) pro Rufnummer und reagiert in Echtzeit. Kein Polling, keine Verzögerung.
• CTI-API für Click-to-Dial — ausgehende Anrufe werden über die Placetel-CTI-Schnittstelle initiiert; Dein gewähltes Endgerät klingelt, Du nimmst ab, der Zielanruf wird verbunden.
• Browser-WebRTC optional — wer kein klassisches Tischtelefon mehr nutzen will, kann direkt aus dem Browser telefonieren. Headset reicht, Placetel als Cloud-Backend übernimmt den Rest.
• Authentifizierung per API-Key + Shared Secret — Webhook-Calls werden über ein rotierbares Secret signiert; nur Events mit gültiger Signatur werden verarbeitet. Tenant-Mapping pro Maklerbüro, sodass jede propgen-Instanz nur ihre eigenen Anrufe sieht.

Setup in unter fünf Minuten

In propgen unter Einstellungen → API-Verbindungen findest Du die Placetel-Karte. Webhook-URL und Webhook-Secret werden für Dein Maklerbüro generiert; Du kopierst beide Werte in die Placetel-Verwaltung unter Einstellungen → External APIs, aktivierst „Notify pro Rufnummer" und das war's. Das Secret kannst Du jederzeit rotieren, ohne die Verbindung neu aufzubauen.

Wichtig: propgen empfängt nur Events (Notify-Modus). External-API-Routing für Call-Control sollte in Placetel ausgeschaltet bleiben — propgen ist Beobachter und Aktivitäts-Schreiber, nicht Telefonanlage. Die Kontrolle über den Anruf bleibt bei Placetel und Deinem Endgerät.

Was die Integration für Deinen Tagesablauf bedeutet

Telefonate sind in der Makler-Realität der häufigste Erstkontakt — und der am schlechtesten dokumentierte. Mit der Placetel-Anbindung schließt sich diese Lücke ohne zusätzlichen Klick. Jeder Anruf ist sofort am richtigen Kontakt, jede Gesprächs-Notiz ist über die KI-Transkription auch dann verfügbar, wenn Du im Auto warst oder einfach keine Lust auf Tippen hattest.

Verwandte Releases: KI-Sprachmemo als Grundlage für die Anruf-Transkription, Microsoft 365 für die Kalender- und Mail-Seite des Kontakts, und der Workflow-Manager, um Folgeaktionen nach einem Anruf zu automatisieren (z.B. Bestätigungs-Mail nach Besichtigungs-Telefonat).

Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick.