Welche KI Makler nutzen — und welche heimlich

Die offizielle Zahl: 87 Prozent der deutschen Immobilien-Experten nutzen KI. Die inoffizielle: bei 98 Prozent der Unternehmen läuft Schatten-KI mit — nur die wenigsten wissen davon. Drei Cluster, wie Makler 2026 mit KI arbeiten — und warum jedes Verbot scheitert.

Stand 05/2026 · Beobachtungen aus drei Maklergesprächen, kombiniert mit ZIA/EY-Digitalisierungsstudie, Bitkom-KI-Studie 2026 und der Forschung zu Schatten-KI in deutschen Unternehmen.

Eine Branche zwischen offizieller Statistik und stiller Praxis

87,3 Prozent. Das ist die Zahl, die in der Digitalisierungsstudie 2025 von ZIA und EY auftaucht — und sie sagt: so viele Immobilien-Experten setzen bereits KI in ihren Prozessen ein. Eine beeindruckende Quote. Sie suggeriert eine Branche, die das Thema durchhat.

Daneben steht die Bitkom-Erkenntnis aus dem Sommer 2025: in 8 Prozent der deutschen Unternehmen ist die private Nutzung von KI-Tools durch Mitarbeiter weit verbreitet — Verdopplung gegenüber dem Vorjahr; in weiteren 17 Prozent gibt es Einzelfälle; nochmal 17 Prozent wissen es nicht genau, vermuten es aber. Auf der individuellen Ebene: 10 Prozent der Erwerbstätigen nutzen KI im Job ohne Wissen ihres Arbeitgebers (2024: 5 Prozent). Bei den MINT-Fachkräften sind es sogar 77 Prozent, die ohne IT- oder Management-Freigabe arbeiten.

Beide Zahlen passen nicht zueinander — oder doch? Drei Gespräche, die ich in den letzten Wochen mit Maklerinnen und Maklern geführt habe, schaffen ein Bild, das die Statistiken sortiert. Ich nenne es die drei Cluster der KI-Nutzung im Makleralltag 2026.

Cluster 1 — „Vogelwild auf Management-Ebene"

Der erste Makler, mit dem ich darüber sprach, fasste den Stand in seinem Haus mit einem Wort zusammen: vogelwild. Und zwar nicht bei den Junior-Beraterinnen, sondern auf Management-Ebene. Geschäftsführer und Teamleads nutzen private ChatGPT- oder Claude-Accounts, kopieren Objektdaten, Eigentümerlisten, Korrespondenz in den Chat, holen sich Antworten, Strategien, Texte zurück. Keine Richtlinie, kein einheitliches Modell, kein gemeinsames Verständnis. Wer Lust hat, macht. Wer keine hat, nicht.

Was hier nervös macht: gerade das Management hat Zugriff auf die sensibelsten Datensätze — Personalakten, Provisions-Details, vertrauliche Eigentümergespräche, strategische Akquiseüberlegungen. Wenn das alles über private Consumer-Accounts läuft, ohne AVV, ohne Trainings-Nutzungsausschluss, ohne dokumentierte Inferenz-Region, ist die DSGVO-konforme Datenverarbeitung praktisch nicht mehr nachweisbar. „Vogelwild" ist nicht nur ein anekdotisches Wort — es ist die exakte Diagnose eines Governance-Vakuums.

Cluster 2 — „Verboten. Und doch genutzt."

Der zweite Makler, mit dem ich sprach, machte das Gegenteil. Er hatte die KI-Nutzung im Haus verboten — bis eine übergreifende Strategie steht. Bis dahin: kein offizielles Go, keine Tools-Lizenz, keine Schulung. Klare Linie.

Als ich mit einem seiner Mitarbeiter sprach, bestätigte der genau das, was sich aus den Studien herauslesen lässt: „Wir tun es trotzdem. Eben heimlich, mit unseren privaten Accounts." Der Mitarbeiter nutzt ChatGPT auf dem privaten Laptop in der Mittagspause, auf dem Handy zwischen Terminen, oder einfach unter falschem Tab im Office-Browser. Inhalt: Exposé-Texte, E-Mail-Drafts, ein paar Marketing-Sätze. Nicht aus Trotz — sondern weil die Konkurrenz aus Cluster 1 schneller liefert und der Druck im Tagesgeschäft real ist.

Genau das beschreibt die Bitkom-Erkenntnis trocken so: „Pure Verbote externer KI-Tools wirken selten — Beschäftigte greifen unter Produktivitätsdruck ohnehin zu, besonders wenn keine attraktive interne Alternative existiert." Das Verbot ist gut gemeint, aber wirkungslos. Es schafft keine Sicherheit — es schafft eine Schatten-Realität, die der Arbeitgeber nicht mehr kontrolliert. Eine Studie aus der Maklerumgebung gibt es dazu nicht, aber die branchenübergreifende Forschung (Springer 2026, „Von Schatten-IT zu Schatten-KI") zeigt eine konsistente Mustererkennung: 98 Prozent der Unternehmen haben das Problem, die wenigsten wissen es.

Cluster 3 — Die Konzerne haben es integriert

Während kleinere Maklerbüros zwischen „vogelwild" und „verboten" pendeln, machen die Branchen-Konzerne Ernst. Dr. Robert Wager, COO von Immowelt, bestätigte mir in einem Podcastgespräch das, was die offiziellen Statements aus dem Haus untermauern: KI ist bei Immowelt strategisch verankert, das Unternehmen investiert massiv. Wager nutzt KI persönlich nicht für „mach mir mal einen Text" — sondern für Vorbereitungen, bei denen er die KI als sparringspartner für interne Umstrukturierungen einsetzt: Pros und Cons einer Option mit dem Modell durchspielen, bevor er ins Führungsteam geht.

Auf Produktseite: Immowelt arbeitet an KI-gestützter Vorqualifizierung von Anfragen, datenbasierten Marktübersichten und automatisierter Exposé-Erstellung. ImmoScout24 hat einen Schritt weiter geschaltet — der hauseigene KI-Assistent HeyImmo ist seit 2025 kostenlos verfügbar, DSGVO-konform integriert, mittlerweile auch über ChatGPT direkt nutzbar. Konzern-KI heißt: eigene Modelle hinter dem eigenen Berechtigungskonzept, nicht Cluster-1-Improvisation, nicht Cluster-2-Schatten.

Wofür Makler KI tatsächlich nutzen

Quer durch die Cluster: die ZIA/EY-Studie sortiert die Anwendungsfälle so:

• 80 Prozent nutzen KI für Content — Marketing-Texte, Videos, Exposés. Klare Nummer eins.
• 48 Prozent nutzen KI zur Dateninterpretation — Markttrends, Vergleichswerte, Recherchen.
• 33 Prozent automatisieren Prozesse — Workflow-Schritte, die früher manuell waren.

Was nicht in der Statistik steht, mir aber aus Gesprächen zurückkommt: zwei Use-Cases wachsen besonders schnell. Erstens Briefings vor dem Termin — „Was muss ich zu diesem Eigentümer wissen?", „Wie steht es um die Akte XY?". Zweitens E-Mail-Drafts — höflich, mit den richtigen Punkten, in 20 Sekunden statt 5 Minuten.

Die Strategie-Lücke

Die Bitkom-Studie 2026 zeigt einen Befund, der die Maklerbranche genauso trifft wie alle anderen: 41 Prozent der Unternehmen ab 20 Mitarbeitern nutzen KI — verdoppelt gegenüber dem Vorjahr. Aber nur 21 Prozent haben eine KI-Strategie. Mehr als die Hälfte der ZIA/EY-Befragten sagt offen: „Ich weiß nicht, wie ich KI in meinem bestehenden Geschäftsmodell einsetzen soll."

Das ist die unbequeme Wahrheit hinter Cluster 1 und 2. „Vogelwild" entsteht nicht aus Mutwillen, sondern aus dem Vakuum einer fehlenden Strategie. „Verbot" entsteht aus dem Wunsch, dieses Vakuum zu kaschieren. Beides ist die gleiche Krankheit, mit zwei unterschiedlichen Symptomen.

Warum Verbote nicht funktionieren — und was stattdessen wirkt

Die Forschung ist hier eindeutig. Aus der Springer-Studie zu Schatten-KI in deutschen Unternehmen (Februar 2026): „Pure Verbote sind ineffektiv. Was wirkt, ist eine frühe, offene Kommunikation, klare Richtlinien — und eine attraktive offizielle Alternative." Anders gesagt: wer den Zugriff auf KI zumacht, ohne gleichzeitig die Tür zu einer kontrollierten Lösung aufzustoßen, bekommt nicht weniger KI-Nutzung. Er bekommt weniger sichtbare KI-Nutzung.

Drei Bausteine, die in den Studien immer wiederkehren:

• Offizielle Alternative — Eine bereitgestellte KI-Lösung mit AVV, Trainings-Ausschluss, idealerweise EU-Inferenz. Wer hier liefert, drückt die Schatten-Quote.
• Klare Regeln statt absoluter Verbote — Welche Daten dürfen rein, welche nicht? Welche Modelle sind freigegeben, welche nicht? Wo ist der Audit-Trail?
• Schulung statt Schweigen — Wer KI im Büro will, muss erklären, wie man sie verantwortlich nutzt; sonst lernen es alle aus YouTube-Tutorials, die nur Effizienz, aber nie Risiken zeigen.

Wohin es geht: vom Privat-Chat zum integrierten Modell

Wenn man die Cluster auf einer Zeitachse anordnet, zeigt sich ein klarer Pfad: Cluster 1 und 2 sind temporäre Zustände. Cluster 3 — KI als integrierter, kontrollierter Bestandteil der Arbeitsumgebung — ist das, wohin sich die Branche entwickelt. Bei den Konzernen ist es schon Realität. Bei kleineren und mittleren Maklerbüros wird es kommen, weil der Druck (Wettbewerb, Datenschutz, Erwartungen der Mitarbeitenden) zu groß wird, um den Status quo zu halten.

Die Frage für den einzelnen Maklerbüro-Inhaber ist nicht ob, sondern wann und wie. Wer wartet, bis „die übergreifende Strategie steht", wartet erfahrungsgemäß zu lange — und schaut zu, während die Mitarbeitenden ihre eigene Lösung schon längst leben.

Disclosure — wo propgen steht

Diese Perspektive kommt aus der Feder eines Anbieters, der nicht neutral ist. Wir bauen propgen als KI-natives CRM — wir wollen Cluster 3 für kleine und mittlere Maklerbüros sein, ohne dass jeder selbst Modellverträge mit Anthropic oder OpenAI verhandeln muss. Unsere Annahme ist: wenn die offizielle, integrierte Lösung im CRM steckt, fällt das Bedürfnis nach Cluster-1-Improvisation und Cluster-2-Schatten weg. Mehr dazu, welche Modelle wir konkret einsetzen, im Glossar-Eintrag KI-Modell; mehr dazu, was unser KI-Assistent heute kann, im Release „Der KI-Assistent als Briefing-Kollege"; das Risiko-Pendant zur MCP-Anbindung an externe KI-Frontends ist im Glossar MCP beschrieben.

Die hier zitierten Zahlen stammen aus offiziellen Studien, nicht aus propgen-Marketing — ich habe sie als Quellenangaben im Fuß nochmal verlinkt. Wer das Thema strategisch angehen will, findet bei Bitkom und ZIA/EY mehr Detail als in jeder Anbieter-Broschüre.

Was Du jetzt machen kannst

• Diagnose stellen. Frag intern: Wer nutzt was, mit welchen Daten, auf welchen Geräten? Ehrlich. Du wirst überrascht sein.
• Verbot überdenken. Wenn Du eines hast: wirkt es wirklich, oder schafft es nur Schatten?
• Offizielle Alternative bereitstellen. Egal ob CRM-integriert, ChatGPT Team oder Claude Business — Hauptsache: AVV, klare Regeln, keine Trainingsnutzung von Kundendaten.
• KI-Readiness ermitteln. Wir bieten dazu unseren propgen-Fit-Check — 60 Sekunden.

Welche dieser KI-Anwendungen 2026 wirklich tragen — und was nur Hype ist — ordnet der Überblick KI-Trends für Makler 2026 ein. Weitere Perspektiven zur KI-Entwicklung im Maklergeschäft finden sich unter propgen Perspektiven.

Quellen

• Bitkom — Künstliche Intelligenz in Deutschland, Studienbericht 2026
• Bitkom — „Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI" (Pressemitteilung 2025)
• Springer Nature — „Von Schatten-IT zu Schatten-KI durch ChatGPT" (Wirtschaftsinformatik & Management, 2026)
• ZIA / EY-Parthenon — Digitalisierungsstudie 2025 zur Immobilienwirtschaft
• Haufe Immobilien — Ein-Marken-Strategie und mehr KI bei Immowelt (Dr. Robert Wager)
• Digitalwerk Podcast — Immowelt: Wie KI und Software das Maklergeschäft prägen
• Scout24 — ImmoScout24 startet kostenlosen KI-Assistenten HeyImmo
• CSO Online — 77 Prozent der MINT-Fachkräfte nutzen KI ohne Erlaubnis