Dokumente automatisch auswerten — Personalausweis, Grundbuch, Energieausweis, Mietvertrag

Im Maklerbüro fallen täglich Dokumente an, deren Inhalte sauber im CRM hinterlegt werden müssen: Personalausweise zur Identifikation, Grundbuchauszüge und Energieausweise zum Objekt, Mietverträge bei vermieteten Immobilien. Bisher bedeutet das: PDF öffnen, Daten ablesen, manuell ins CRM eintippen — fehleranfällig, zeitaufwendig und unbeliebt.

propgen automatisiert diesen Prozess. Hochgeladene Dokumente werden per KI ausgewertet, die extrahierten Daten mit den bestehenden CRM-Einträgen abgeglichen, und der Makler entscheidet selbst, welche Werte übernommen werden.

So funktioniert die Auswertung

Sobald ein Dokument im Bereich Dokumente eines Kontakts oder Objekts hochgeladen ist, erscheint daneben ein Button zur Auswertung — z. B. Ausweis auswerten. Mit einem Klick startet die Analyse direkt in propgen.

Nach der Extraktion öffnet sich ein Vorschlags-Dialog mit drei Spalten:

• Attribut — das Datenfeld im CRM
• Aktueller Wert — was bisher hinterlegt ist
• Ergebnis — was die KI im Dokument erkannt hat

Jede Zeile hat eine Checkbox. Der Makler übernimmt nur die Werte, die er tatsächlich aktualisieren möchte. Mit Übernehmen werden die ausgewählten Daten in das CRM geschrieben. Die Analyse läuft sicher innerhalb von propgen CRM — Dokumente verlassen das System nicht.

Personalausweise

Beim Auswerten eines Personalausweises erkennt die KI typische Felder wie Ausweisart, Ausweisnummer, Ausstellungsdatum und ausstellende Behörde. Die Werte erscheinen normalisiert (z. B. Datum als 14.03.2018 statt 2018-03-14) und werden direkt mit den vorhandenen Kontaktdaten abgeglichen.

So entsteht ohne Tippaufwand ein vollständiger, geldwäscherechtlich sauber dokumentierter Kontakt.

Grundbuchauszüge — mit Blick fürs Detail

Grundbuchauszüge sind Dokumente mit hoher Relevanz für das Objekt: Eigentümer, Flurstück, Lasten und Beschränkungen. propgen liest die strukturellen Angaben aus und ordnet sie den passenden Objektfeldern zu.

Zwei Besonderheiten machen die Auswertung besonders wertvoll:

• Gelöschte Einträge werden ignoriert. Im Grundbuch sind aufgehobene Eintragungen durchgestrichen dargestellt. propgen erkennt diese Markierung und blendet die betroffenen Einträge in der Vorschlagsliste aus. Im CRM landen ausschließlich die aktuell gültigen Inhalte — ohne dass der Makler manuell aussortieren muss.
• Lasten und Beschränkungen werden hervorgehoben. Findet die Auswertung Eintragungen in Abteilung II oder III — etwa Wegerechte, Nießbrauch, Grundschulden oder Auflassungsvormerkungen — werden diese im Ergebnisdialog optisch besonders hervorgehoben. So sieht der Makler auf einen Blick, worauf bei diesem Objekt zu achten ist, statt es im Fließtext suchen zu müssen.

Energieausweise — mit automatischer Wiedervorlage

Energieausweise enthalten Pflichtangaben, die in jedes Exposé gehören: Ausweisart, Energiekennwert, Energieträger, Baujahr, Ausstellungs- und Ablaufdatum. propgen extrahiert diese Werte und macht sie direkt im Objektdatensatz verfügbar — ohne Abtippen aus dem PDF.

Eine Besonderheit gibt es beim Ablaufdatum: propgen legt automatisch eine Wiedervorlage für den Makler an. Wenige Wochen vor Ablauf erscheint die Erinnerung in der Aufgabenliste — Zeit genug, um einen neuen Energieausweis zu beauftragen, bevor das Objekt ohne gültigen Nachweis vermarktet wird. Der Bußgeldgefahr nach GEG wird damit zuverlässig vorgebeugt.

Mietverträge — mit direkter Kontaktanlage

Mietverträge sind ein Sonderfall. Sie enthalten nicht nur Objektdaten (Mietzins, Nebenkosten, Vertragsbeginn), sondern auch Personen: Mieter und gegebenenfalls weitere Mietparteien.

propgen erkennt diese Mietparteien aus dem Vertrag und bietet an, daraus direkt neue Kontakte anzulegen — bereits verknüpft mit dem Objekt und der Mietvertrags-Akte. Der Makler muss die Mieter nicht separat suchen oder neu erfassen; sie stehen mit einem Klick als vollwertige Kontakte im System.

Das spart bei jeder Vermietung mehrere Minuten und verhindert Dubletten.

Der rote Faden: Kontrolle bleibt beim Makler

Allen Auswertungen ist eines gemeinsam: propgen schlägt vor, der Makler entscheidet. Kein Wert wird ungeprüft überschrieben, kein Kontakt heimlich angelegt, keine Wiedervorlage geht verloren. Die KI übernimmt die mühsame Arbeit — die Datenhoheit bleibt beim Nutzer.

Für Maklerbüros bedeutet das: weniger Tippen, weniger Übertragungsfehler, mehr Zeit für das Geschäft.

Verwandte Releases: PDF Schwärzen, um extrahierte sensible Daten vor der Weitergabe zu entfernen, und Datenräume, in denen ausgewertete Dokumente strukturiert geteilt werden.

Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder im vollständigen KI-Funktionsumfang.