Datenräume & Formulare: Strukturierter Datenaustausch mit Kunden und Partnern

Datenräume sind das neue All-in-One-Werkzeug für jede Form von strukturiertem Informationsaustausch zwischen Maklerbüro und Kunde. Mit einem Datenraum lassen sich Formulare mit Datei-Upload und -Download, Umfragen, Feedback-Erhebungen und digitale Signaturen für nahezu jeden Anwendungsfall im Maklerbüro abbilden — ohne externe Tools, vollständig integriert in propgen.

Anstatt Dokumente per E-Mail hin- und herzuschicken, Unterschriften per PDF einzufordern oder Umfragen über Drittanbieter zu starten, läuft alles über einen sicheren, brandbaren Link aus propgen heraus.

Anwendungsfälle

Datenräume eignen sich für praktisch jeden Prozessschritt im Maklergeschäft:

• Notardatenblatt — Erfassung aller Daten für die Beurkundung
• Besichtigungsfeedback — kurzes Stimmungsbild nach dem Termin
• Maklervertrag / Alleinauftrag — inkl. digitaler Signatur
• Geldwäscheprüfung — Identifikationsdaten und Ausweisupload
• Freigabe von Kaufprozess-Unterlagen — strukturierte Übergabe an Käufer/Verkäufer
• Selbstauskunft — strukturierte Käufer-Qualifizierung
• Finanzierungsüberleitung an Partner — Weitergabe relevanter Unterlagen an Finanzierungsberater
• Eigentümerfreigabe — z.B. für Exposés, Inserate, Preisstrategie
• Eigentümerbewertung & Feedback nach Besichtigung — mit Daumen hoch/runter und optionalem Hinweis

Vorkonfigurierte Vorlagen

Das Beste: viele Datenräume sind bereits vorkonfiguriert. Sie müssen nur noch geprüft, aktiviert und — falls nötig — an die eigenen Prozesse angepasst werden. So können Maklerbüros sofort produktiv starten, ohne jedes Formular von Grund auf zu bauen.

Eigene Datenräume entstehen über einen Baukasten aus Blöcken:

• Text — Überschriften, Erklärtexte, Tabellen mit Merge-Feldern (z.B. {{ einheit.eigentuemer.last_name }})
• Ordner — strukturierte Ablage für mehrere Dokumente
• Formular — beliebige Felder aus dem Datenmodell (Immobilie, Kontakt, Unternehmen) mit Sektionen wie Preise & Flächen, Provision, Adresse
• Feedback-Formular — einfache Ja/Nein-Bewertung mit optionaler Anmerkung
• Signatur — Unterschrift zeichnen oder Namen tippen, mit eigenem Einwilligungstext und zusätzlichen Pflicht-Checkboxen (z.B. Widerrufsbelehrung, AGB)
• Auswahlblock — Multiple Choice oder Einfachauswahl
• Upload — Datei-Upload durch den Empfänger
• E-Mail-Anhänge — Download-Bereich für mitgeschickte Dokumente
• Trenner — visuelle Gliederung
• Immobilien-Karte — kompakte Darstellung der Immobilie
• Betreuer-Karte — Kontaktkarte des zuständigen Maklers (Avatar, Name, Position, E-Mail, Telefon)

Versand: manuell oder automatisiert

Der Versand erfolgt bequem über Variablen — entweder manuell aus dem Kontakt oder Objekt heraus, oder automatisiert als Schritt in einem Prozess (z.B. „Nach Besichtigung automatisch Feedback-Datenraum versenden"). Der Empfänger erhält einen personalisierten Link, der alle Daten bereits vorbefüllt enthält.

Über Merge-Felder werden Inhalte dynamisch eingefügt: Eigentümerdaten, Immobilienadresse, Preise, Flächen, Provisionssätze — alles aus propgen heraus.

Sicherheit & Zugriffsschutz

Datenräume können hinter einen Login gepackt werden, um vertrauliche Unterlagen zu schützen:

• E-Mail-Verifikation: der Empfänger gibt seine E-Mail-Adresse ein
• OTP-Code (optional): zusätzlich kann ein Einmal-Code abgefragt werden, der per E-Mail zugestellt wird
• Gültigkeitsdauer: jeder Datenraum hat ein Ablaufdatum (z.B. „Gültig bis 31.05.2026")
• Pflichtfelder vor Signatur: die digitale Unterschrift kann erst gesetzt werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
• Schreibgeschützte Bereiche: Formulardaten können angezeigt, aber nicht verändert werden — ideal für Vertragsbestätigungen

So bleibt klar geregelt, wer wann welche Informationen sieht.

Audit Trail & Benachrichtigungen

Sobald ein Datenraum geöffnet oder bearbeitet wird, wird der zuständige Makler automatisch benachrichtigt. Jede Aktion wird als Aktivität beim Kontakt und am Objekt protokolliert:

• Datenraum geöffnet
• Formular ausgefüllt
• Datei hochgeladen
• Feedback gegeben
• Unterschrift gesetzt

Damit entsteht ein lückenloser Audit Trail — nachvollziehbar für interne Dokumentation, Kundengespräche und im Streitfall.

Branding & Erscheinungsbild

Datenräume erscheinen im Look des eigenen Maklerbüros: eigenes Logo, Impressum, Datenschutz und Betreuer-Karte mit Foto und Kontaktdaten. Hell- und Dunkelmodus stehen zur Verfügung. Im Footer ein dezentes „Powered by propgen" — sonst voll im eigenen Branding.

Nutzen im Alltag

• Ein Werkzeug für alle Formulare und Freigaben — Schluss mit PDF-Workflows und Drittanbieter-Tools
• Schneller Start durch vorkonfigurierte Vorlagen
• Rechtssichere Signaturen mit Pflicht-Checkboxen und Einwilligungstext
• Volle Transparenz durch Audit Trail und automatische Benachrichtigungen
• Saubere Datenqualität — ausgefüllte Felder fließen direkt zurück ins CRM
• Vertrauen beim Kunden durch professionelles Branding und sicheren Zugang

Verfügbarkeit

Datenräume sind ab sofort ohne Aufpreis für alle propgen-Kunden verfügbar. Vorkonfigurierte Vorlagen finden sich im Bereich Datenräume und können dort dupliziert, angepasst und aktiviert werden.

Verwandte Releases: PDF Schwärzen, um Dokumente vor der Freigabe DSGVO-konform zu anonymisieren, und Vorlagen, mit denen sich Datenraum-Dokumente per Klick erzeugen lassen. Das Dokumentenmanagement liefert die Ordner, die über Datenräume geteilt werden; über die Datenraum-Feedback-Funktion lässt sich auch ein Kaufangebot abgeben. Die Vermarktungs-Freigabe durch den Eigentümer holst Du über die Eigentümer-Freigabe per Datenraum-Fragebogen ein.

Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder im vollständigen KI-Funktionsumfang.