Dokumentenmanagement: Ordnerstruktur pro Objekt, Kontakt und Unternehmen
Dokumente lassen sich pro Objekt, Kontakt und Unternehmen in Ordnern organisieren — frei anlegbar oder als vordefinierte globale Ordner. Upload per Drag & Drop oder direkt aus OneDrive/SharePoint; der Zugriff folgt den CRM-Rechten am Datensatz. Ganze Ordner oder Ordnerstrukturen lassen sich Interessenten über Datenräume bereitstellen — wahlweise per OTP-Code oder Passwort, mit protokolliertem Zugriff.
- Dokumente pro Objekt, Kontakt und Unternehmen in Ordnern organisiert
- Ordner frei anlegbar plus vordefinierte globale Ordner
- Upload per Drag & Drop, „Dateien hochladen" oder direkt aus OneDrive/SharePoint
- Mobil: Upload direkt aus der Fotomediathek, per Kamera (Foto/Video) oder aus Cloud-Speicher
- Zugriff folgt den CRM-Rechten am Datensatz — keine separate Rechtevergabe
- Ganze Ordner über Datenräume an Interessenten bereitstellen — Zugriff per OTP-Code oder Passwort, protokolliert
Maklerakten bestehen aus Dokumenten. propgen hält sie strukturiert am jeweiligen Datensatz — statt verstreut auf dem Laufwerk.
Ordner pro Datensatz
Objekt, Kontakt und Unternehmen haben jeweils einen Dokumente-Tab mit Ordnern. Ordner sind frei anlegbar („Neuer Ordner") — und es gibt vordefinierte globale Ordner (z. B. „GWG", „Selbstauskunft"), die überall konsistent erscheinen. Eine Dateiname-Suche findet das Gesuchte ordnerübergreifend.
- GWGGlobal0
- SelbstauskunftGlobal0
- Vermittlungsauftrag2
- Uploads1
Mehrere Upload-Wege
Dateien landen per Drag & Drop, über „Dateien hochladen" oder direkt aus OneDrive/SharePoint im Ordner — letzteres über die Microsoft-365-Anbindung.
Unterwegs spielt das Telefon seine Stärken aus: Bei mobiler Nutzung lädst Du direkt aus der Fotomediathek hoch, nimmst per Kamera ein Foto oder Video auf oder greifst auf Geräte- und Cloud-Speicher wie Google Drive zu — etwa um direkt nach der Besichtigung Aufnahmen am richtigen Objekt abzulegen.
Zugriff folgt den CRM-Rechten
Wer als Nutzer Zugriff auf den Datensatz hat — etwa das Objekt —, sieht auch dessen Dokumente. Es ist keine separate Rechtevergabe nötig; die Rollen und Rechte am Datensatz gelten automatisch.
Teilen über Datenräume
Ganze Ordner oder Ordnerstrukturen lassen sich Interessenten über Datenräume bereitstellen; der Zugriff erfolgt wahlweise per OTP-Code oder Passwort. Jeder Zugriff wird in der Datenraum-Aktivität protokolliert.
Fazit
Eine zentrale, rechtekonforme Dokumentablage pro Objekt, Kontakt und Unternehmen — von der Ablage bis zur sicheren Weitergabe an Interessenten, alles in propgen.
Verwandte Releases: Datenräume, Microsoft 365, Dokumente schwärzen und Objektverwaltung. Mehr im Funktionsüberblick.