Terminplanung in propgen: integriert, automatisch, einfach

Wer als Immobilienmakler:in schon einmal versucht hat, zwanzig Interessenten für eine Eigentumswohnung zu koordinieren, kennt das Problem: E-Mails hin und her, Doodle-Links, Telefonate, Kalenderkonflikte, Doppelbuchungen. Am Ende geht ein Tag drauf, in dem man eigentlich verkaufen wollte.

Der Terminplaner in propgen nimmt diesen Aufwand ab — direkt im CRM, ohne Zusatztool, ohne Medienbruch.

Termine, die im CRM bleiben

Termine sind das, womit aus Leads Käufer werden — Besichtigungen, Beratungsgespräche, Notarvorbereitungen, Übergaben. Wenn diese Termine außerhalb des CRMs koordiniert werden, geht der Objektbezug verloren: Der Termin landet nicht automatisch beim richtigen Objekt, taucht nicht im Eigentümerreport auf und fehlt in der Aktivitätenhistorie. Genau die Information, die Eigentümer regelmäßig sehen wollen — wie viele Interessenten waren da, wer hat sich beworben, was wurde besprochen — muss dann manuell zusammengetragen werden.

In propgen ist der Terminplaner tief in Objekte, Kontakte und Aktivitäten integriert. Ein gebuchter Termin ist nicht nur ein Kalendereintrag, sondern automatisch eine Aktivität am Objekt und am Kontakt — und damit auch automatisch Teil des Eigentümerreports.

Massenbesichtigungen mit Zeitfenster-Logik

Eines der praktischsten Features für den Alltag ist die Massenbesichtigung mit Zeitfenstern und Kapazitäten.

Statt zwanzig Einzeltermine zu vereinbaren, definieren Sie ein Zeitfenster — zum Beispiel Samstag, 10:00 bis 12:00 Uhr — und legen fest, wie viele Interessenten pro Slot teilnehmen können. Das System verteilt die Buchungen automatisch:

Interessenten buchen sich selbst über den Buchungslink ins passende Zeitfenster ein. Sie als Makler:in stehen einmal vor Ort und führen strukturiert durch — keine Wartezeiten, keine Überschneidungen, keine peinlichen Begegnungen zwischen konkurrierenden Bietern.

Persönliche Termine — mit oder ohne Objektbezug

Nicht jeder Termin ist eine Besichtigung. propgen unterscheidet sauber zwischen den Terminarten, die im Makleralltag wirklich vorkommen:

• Beratungstermine ohne Objektbezug — etwa Gespräche mit Tippgebern, Finanzierungspartnern wie Banken und Sparkassen oder anderen Geschäftskontakten. Diese Termine landen direkt am Kontakt, ohne ein Objekt zu erfordern.
• Termine mit Objektbezug — Einkaufstermine, Besichtigungstermine, Übergaben. Diese werden automatisch dem jeweiligen Objekt zugeordnet und erscheinen in dessen Aktivitätenhistorie sowie im Eigentümerreport. Wer später nachvollziehen will, wann welcher Interessent das Objekt gesehen hat, findet alles an einem Ort.

Synchronisation mit Microsoft 365 — in beide Richtungen

Der propgen-Terminplaner synchronisiert bidirektional mit Microsoft 365:

• Gebuchte propgen-Termine erscheinen sofort in Outlook
• Umgekehrt werden die für externe Buchungen freigegebenen Zeitfenster als Blockertermine im Makler-Kalender in Outlook sichtbar — der Makler sieht also auf einen Blick, welche Slots aktuell für Interessenten zur Buchung freistehen, ohne propgen öffnen zu müssen

Das schafft die nötige Transparenz: Kein Interessent kann sich in einen Slot buchen, in dem Sie bereits anderweitig gebunden sind. Und Sie sehen umgekehrt direkt im Outlook-Kalender, welche Zeitfenster Sie nach außen offen halten.

Vorkonfektionierte Erinnerungen und Bestätigungen

Sobald ein Termin gebucht ist, läuft der Kommunikationsprozess automatisch:

• Bestätigungsmail geht direkt an den Teilnehmer raus
• Erinnerungsmail zum vorkonfigurierten Zeitpunkt (z.B. 24 Stunden vorher und 1 Stunde vorher)
• Absage- und Verschiebungslinks sind eingebettet — der Interessent kann selbst umbuchen, ohne anzurufen

Wird ein Termin verschoben oder abgesagt — egal ob durch den Interessenten oder durch den Makler — werden automatisch alle Beteiligten informiert: der Interessent per Mail mit dem neuen Zeitpunkt, der Eigentümer (sofern hinterlegt) ebenfalls, und der Kalendereintrag in Outlook aktualisiert sich von selbst.

Sie als Makler:in müssen nichts mehr manuell verschicken. Die Mailtexte sind im System hinterlegt, lassen sich aber pro Termintyp anpassen.

Optional: Microsoft Teams Einladungslink

Für virtuelle Beratungsgespräche oder Online-Erstkontakte erzeugt propgen auf Wunsch automatisch einen Microsoft-Teams-Einladungslink — eingebettet in die Terminbestätigung. Ein Klick beim Interessenten, ein Klick bei Ihnen, das Gespräch läuft. Kein separates Tool, kein manuelles Einladen.

Buchungslinks: im Exposé, in Mails, überall einsetzbar

Der wahre Hebel kommt mit der Verteilung der Buchungslinks. propgen stellt jedem Termintyp und jedem Objekt einen eigenen Buchungslink zur Verfügung — und der ist überall einsetzbar:

• Direkt im Online-Exposé als Button „Besichtigungstermin buchen"
• In automatischen Mailantworten an Portal-Anfragen (ImmoScout24, Immowelt) als Variable
• In Signatur-Vorlagen für persönliche Mails
• Auf der eigenen Webseite als eingebetteter Link

Das Resultat: Interessenten buchen sich selbst, rund um die Uhr, ohne dass Sie ein einziges Mal aktiv koordinieren müssen.

Was das im Alltag bedeutet

Jede Buchung ist sofort eine Aktivität, jeder Termin ist mit Objekt und Kontakt verknüpft, jede Folgekommunikation läuft automatisch, und jede Aktivität fließt direkt in den Eigentümerreport. Das nimmt pro Objekt spürbar Koordinationsaufwand ab — Zeit, die für die Akquise neuer Objekte frei wird.

Verwandte Releases: Microsoft 365, das die bidirektionale Kalender- und Mail-Synchronisation bereitstellt, und Web-Exposé, in dem Buchungslinks für Massenbesichtigungen platziert werden.

Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder im vollständigen KI-Funktionsumfang.