So geht die Termin-Nachbereitung
mit KI.
Transkript rein — und der Agent erledigt den Rest: Zusammenfassung, Gesprächsnotiz, Aufgaben, Follow-up-Termin und eine Recap-Mail an den Gesprächspartner. Du prüfst und gibst frei. Was früher 30 Minuten Nacharbeit war, dauert jetzt 5.
30 → 5 Minuten pro Termin Du prüfst, bevor etwas rausgeht Alles am richtigen Kontakt im CRM
Sprachaufnahme eines Telefonats → Zusammenfassung, To-dos, Mail-Entwurf und verknüpfte Aufgaben — im KI-Assistenten.
Im Alltag
Aus der Besichtigung, ab ins Auto — fertig.
Robert Kaiser, Co-Founder von propgen, kommt aus einer Besichtigung und spricht dem KI-Assistenten im Auto ein, was besprochen wurde. Eine Sprachnachricht, dann legt der Assistent an:
- Gesprächsnotiz, verknüpft mit Kontakt und Immobilie
- Follow-up-Aufgabe: Eingang der Finanzierungsbestätigung überwachen
- Termineinladung für die Folgebesichtigung am Objekt
- E-Mail-Entwurf mit der Gesprächszusammenfassung — zum Gegenlesen vor dem Versand
Transkript lesen
Hallo zusammen, ich möchte euch heute einmal zeigen, wie die Termin-Nachbereitung mit propgen aussieht. Ich hatte gerade einen Besichtigungstermin mit Robin König am Objekt Brühler Straße, sitze jetzt im Auto und möchte das, was ich gerade mit Robin König besprochen habe, kurz ins CRM an meinen Assistenten übergeben, der dann alles Weitere für mich erledigt. Wir schauen jetzt einmal, wie das Ganze abläuft.
„Ich hatte gerade einen Besichtigungstermin mit Robin König an der Brühler Straße 10 in Köln, und Robin König ist total begeistert von der Immobilie. Er liebt das Parkett und die großen weißen Fenster, die viel Tageslicht in die Immobilie bringen. Wir sind so verblieben: Er spricht mit seiner Frau, besorgt parallel die Finanzierungsbestätigung von der Bank und stellt sie uns innerhalb der nächsten zwei Tage zur Verfügung. In vier Tagen treffen wir uns zusammen mit seiner Frau um 14 Uhr wieder am Objekt. Fasse bitte das alles als Gesprächsnotiz zusammen, verknüpft mit dem Kontakt und natürlich der Immobilie. Ich hätte gerne eine Follow-up-Aufgabe für mich zur Überwachung des Eingangs der Finanzierungsbestätigung, eine Termineinladung für die Folgebesichtigung am Objekt und von dir einen E-Mail-Entwurf für eine Gesprächszusammenfassung, die ich Robin König zusenden kann. Und dann: Let’s go, zeig mal, was du drauf hast!“
Jetzt läuft der KI-Assistent los: Er sucht den Kontakt, sucht die Immobilie, ordnet beides einander zu und erstellt dann die Notiz, die Aufgabe, den Termin und die E-Mail. Das ist natürlich alles ein bisschen viel auf einmal — das Gute ist, dass unser Assistent das alles in unserem Auftrag nacheinander ausführen kann.
Den E-Mail-Entwurf können wir noch einmal gegenlesen, dann absenden oder noch bearbeiten. Die Aufgabe ist sogar schon angelegt — können wir noch einmal prüfen, und ansonsten ist unser Auftrag erfüllt. Das CRM ist gepflegt, der Kunde ist informiert, und die Kollegen wissen, was als Nächstes zu tun ist. Daher: So einfach ist es mit propgen.
Sechs Schritte — ein Agenten-Lauf.
Eine Eingabe, sechs erledigte Schritte: vom Gespräch zur dokumentierten Nachbereitung, ohne dass Du zwischen Notiz-App, Aufgaben-Liste, Kalender und Postfach springst.
Im Überblick
Eine Eingabe → fünf Ergebnisse · Du prüfst und gibst frei
Schritt für Schritt
- 1
Aufnahme im Chat — oder Transkript laden
Zwei Wege rein: die Sprachaufnahme direkt im KI-Chat starten — die KI transkribiert live — oder ein vorhandenes Transkript, eine Audiodatei bzw. eigene Stichpunkte anhängen. Alles landet am richtigen Kontakt und Objekt, der Assistent kennt damit von Anfang an den Vorgangs-Kontext.
Ergebnis: Live-Transkript am Kontakt - 2
Zusammenfassung erstellen
Aus 20 Minuten Gespräch werden fünf Punkte: Wunschpreis, Zeitrahmen, Vermarktungswünsche, offene Fragen, nächste Schritte. Die Kurzfassung steht in Sekunden statt nach langem Nachhören.
Ergebnis: Kurzfassung in 5 Punkten - 3
Gesprächsnotiz speichern
Die strukturierte Notiz wird als Aktivität am Kontakt und am Objekt abgelegt — auffindbar, durchsuchbar und im Audit-Trail dokumentiert. Kein loser Zettel, keine vergessene Erinnerung.
Ergebnis: Notiz am Kontakt + Objekt - 4
Aufgaben anlegen und speichern
Aus den nächsten Schritten werden echte Aufgaben mit Priorität und Fälligkeit — verknüpft mit Kontakt und Immobilie, zugewiesen an Dich oder das Team. Per Klick im CRM angelegt, nicht von Hand abgetippt.
Ergebnis: 6 Aufgaben, verknüpft - 5
Follow-up-Termin anlegen
Wurde im Gespräch ein nächster Termin vereinbart — die Besichtigung, der Folgetermin mit dem Eigentümer — legt der Assistent ihn gleich mit an: mit Zeit, Ort, Kategorie und Verknüpfung zu Kontakt und Objekt, als Vorschau zur Bestätigung. Über die Microsoft-365- oder Google-Anbindung landet er auch in Deinem Outlook- oder Google Kalender.
Ergebnis: Termin im Kalender, verknüpft - 6
Recap-Mail entwerfen — Du versendest
Der KI-Assistent entwirft die zusammenfassende E-Mail an den Gesprächspartner — mit den besprochenen Punkten und nächsten Schritten — und öffnet den E-Mail-Composer mit dem fertigen Entwurf. Den Versand löst Du selbst aus: prüfen, anpassen, senden. Human-in-the-Loop.
Ergebnis: Mail-Entwurf im Composer
Was das im Alltag bringt.
Die Nachbereitung ist der Teil, der am Ende des Tages liegen bleibt. Genau den nimmt der Agent ab.
Aus 30 Minuten werden 5
Was früher pro Termin eine halbe Stunde Nacharbeit kostete — Notiz tippen, To-dos sortieren, Mail formulieren — läuft jetzt in wenigen Minuten. Die KI macht den Rohstoff, Du prüfst und gibst frei.
Mehr Gespräche pro Tag
Wenn die Nachbereitung nicht mehr den halben Termin nochmal kostet, passen deutlich mehr Gespräche in den Tag — ohne dass die Dokumentation darunter leidet oder liegen bleibt.
Nichts fällt mehr durchs Raster
Jedes Gespräch endet mit einer sauberen Notiz, konkreten Aufgaben und einer Mail beim Gesprächspartner. Der Folgeschritt ist angelegt, bevor das nächste Telefonat klingelt.
Einsatzgebiete
Zwei Teams, ein Ablauf.
Ob am Telefon vorqualifiziert oder im Termin vor Ort — die Nachbereitung läuft gleich. Nur der nächste Schritt unterscheidet sich.
Tele-Sales
Einwertungstermine für Makler vereinbaren
Ein Tele-Sales-Team telefoniert Eigentümer an und vereinbart Einwertungstermine für die Makler. Nach jedem Call fasst der Agent das Gespräch zusammen, legt die Übergabe-Notiz und Aufgaben für den zuständigen Makler an und schickt bei Bedarf die Bestätigungs-Mail. Der Makler übernimmt einen vorbereiteten Vorgang statt eines Stichwort-Zettels.
Makler
Nachbereitung von Kunden- und Partnerterminen
Nach dem Eigentümer-Gespräch, der Besichtigung oder dem Termin mit einem Partner spricht der Makler kurz die Eindrücke ein. Die KI verschriftlicht, strukturiert die Notiz, legt die Aufgaben an und entwirft die Recap-Mail — am richtigen Kontakt und Objekt, nicht in einer separaten Notiz-App.
Inhaber · Mühlhausen
„Eines meiner Lieblings-Features in propgen."
Danny Marx hat propgen seit der Beta begleitet und ist von einem der größten Anbieter am Markt komplett gewechselt. Den KI-Assistenten und die automatische Nachbereitung zählt er zu den Werkzeugen, mit denen er „so schnell, so klar und so KI-nativ" arbeitet wie mit keinem System zuvor.
Häufige Fragen
Sechs Fragen rund um den Nachbereitungs-Agenten — von Transkript bis Datenschutz.
Der nächste Termin bereitet sich selbst nach.
20 Minuten mit dem Gründer-Team. Wir spielen den Nachbereitungs-Agenten an einem echten Gespräch durch — vom Transkript bis zur fertigen Recap-Mail.