Notardatenblatt

Ein Notardatenblatt bündelt sämtliche transaktionsrelevanten Informationen zu einem Immobilienkauf — Objektdaten, Beteiligte, Kaufpreis, Grundbuchangaben, Stellplätze, Hausverwaltung, Maklerklausel — und stellt sie dem Notariat zur Vorbereitung des notariellen Kaufvertrags zur Verfügung. Es ersetzt die übliche „Datenkette per E-Mail" durch eine einzige strukturierte Quelle, auf die das Notariat direkt zugreifen kann.

Was steht in einem Notardatenblatt?

Typische Blöcke:

• Angaben zur Immobilie (Objektart, Wohn- und Grundstücksfläche, Anschrift, PLZ, Ort)
• Stellplätze mit Anzahl, Art und Typ
• Grundbuch (Grundbuch von, Blatt, Amtsgericht)
• Kaufpreis(e) für Hauptobjekt und Stellplätze separat
• Verkäufer- und Käufer-Tabelle mit Nachname, Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Steuer-ID, Personalausweisnummer, ausstellende Behörde sowie auf Verkäuferseite ergänzend Bankverbindung und IBAN
• Hausverwaltung (sofern verknüpft) als Ansprechpartner
• Maklerklausel mit Provisionsregelung und Hinweis auf die Vermittlungsleistung
• Anlagen (z. B. Kaufvertragsentwurf, Nebenkostenabrechnung, weitere Dokumente) als verlinkte oder hochgeladene Dateien

Wer füllt das Notardatenblatt aus?

In der Regel der vermittelnde Makler — wobei der Aufwand niedrig ist, sobald das CRM die Basis liefert: Objekt-Stammdaten, Grundbuch, Beteiligte und Maklerklausel sind aus den CRM-Daten automatisch vorbefüllt. Ergänzt werden nur noch transaktionsspezifische Felder wie Kaufpreis und Stellplatz-Preise sowie Daten, die erst kurz vor der Beurkundung verfügbar sind (z. B. Bankverbindung der Verkäufer). Personalausweis-Daten der Beteiligten stammen typischerweise aus der vorgelagerten GwG-Prüfung.

Das Notardatenblatt wird im Regelfall nicht von Käufer oder Verkäufer unterschrieben — es ist eine vom Makler verantwortete Datenzusammenstellung fürs Notariat.

Wie bekommt das Notariat Zugang?

Per E-Mail mit Link zum Datenraum. Der Makler verschickt die E-Mail aus dem CRM heraus — Empfänger, Anrede, Objektbezug und Link werden über Platzhalter automatisch befüllt. Der Zugang lässt sich auf Wunsch schützen (z. B. per OTP an die Notariats-E-Mail), ist aber nicht zwingend — viele Kanzleien akzeptieren einen Link mit Gültigkeitsdauer als ausreichend, wenn der Datenraum keine extrem sensiblen Inhalte zusätzlich enthält.

Das Notariat öffnet den Link, sieht alle Felder im Lese-Modus und kann die Anlagen — typischerweise Kopien der Personalausweise, Kaufvertragsentwurf, Energieausweis, Nebenkostenabrechnung — direkt aus dem Datenraum herunterladen. Mail-Anhänge oder Excel-Mappen entfallen damit.

Wann wird das Notardatenblatt erstellt?

Sobald die Vertragsparteien sich einig sind und ein Notartermin angesetzt wird — typischerweise nach erfolgreicher GwG-Identifikation, 2–4 Wochen vor der Beurkundung. Je früher und vollständiger die Daten stehen, desto weniger Rückfragen kommen vom Notariat zurück.

So setzt propgen das um

Zwei Dinge sind in propgen vorkonfiguriert: die Datenraum-Vorlage mit allen Standardfeldern und die E-Mail-Textvorlage für den Versand an das Notariat — beides muss nur noch mit dem konkreten Objekt verknüpft werden. CRM-Daten zum Objekt und zu den Beteiligten fließen automatisch in den Datenraum, Personalausweis-Kopien aus der GwG-Prüfung liegen als Anlagen bereit, die Maklerklausel kommt als Textbaustein aus dem Vorlagen-System. Den Datenraum-Versand erledigt der Makler mit einem Klick — Notariat klickt im Mail-Postfach auf den Link und legt los. Mehr im Datenräume-Release.