GwG-Prüfung: Datenraum-Vorlage für die Identifikation nach Geldwäschegesetz
Standard-Vorlage für die GwG-Identifikation in jedem propgen-Shop: strukturierte Erfassung von persönlichen Daten, Personalausweisdaten und Mittelherkunft plus zwei Upload-Slots für Vorder- und Rückseite. Ausweisdaten werden automatisch ausgelesen, alle Daten und Dokumente landen im zugeordneten Kontakt-Ordner — bereit für die fünfjährige Aufbewahrung nach § 8 Abs. 4 GwG.
- Standard-Datenraum-Vorlage „Identifikation gemäß Geldwäschegesetz (GwG)" in jedem propgen-Shop
- Strukturierte Erfassung: persönliche Daten, Personalausweisdaten, Mittelherkunft — auf einer einzigen Seite
- Upload-Slots für Vorder- und Rückseite des Personalausweises; Ablage automatisch im Kontakt-Ordner
- Auto-Extraktion: hochgeladene Ausweise werden ausgelesen, Daten stehen am Kontakt zur Verfügung
- Direktes Aktivitäts-Feedback im CRM bei Öffnen, Eintragen und Hochladen — optional zusätzlich per E-Mail
- Passende E-Mail-Textbausteine vorkonfiguriert; im Onboarding an die eigene Ansprache anpassbar
Immobilienmakler sind nach dem Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet, die an einer vermittelten Transaktion beteiligten Vertragsparteien zu identifizieren und die Identifizierung zu dokumentieren. propgen unterstützt diese Pflicht ab sofort mit einer eigenen Datenraum-Vorlage, die alle Schritte bündelt — von der Datenerhebung über den Upload der Ausweisdokumente bis zur Aktivitätsmeldung an den Makler.
Was ist neu
- Vorlage bereits in allen Shops enthalten — die Datenraum-Vorlage für die GwG-Prüfung ist in allen propgen-Shops als Standard hinterlegt; im Onboarding wird sie übernommen und auf die individuellen Anforderungen des Maklerbüros angepasst.
- Passende Textbausteine vorkonfiguriert — die zur GwG-Prüfung gehörenden E-Mail-Textbausteine sind ebenfalls in jedem Shop enthalten und werden beim Onboarding an die eigene Ansprache angepasst. Siehe Vorlagen-Release.
- Strukturierte Datenerhebung — persönliche Daten (Anrede, Titel, Name, Adresse), Personalausweisdaten (Ausweisart, Nummer, ausstellende Behörde, Gültigkeit, Geburtsdaten) sowie die Mittelherkunft.
- Upload-Slots für Ausweisdokumente — Vorder- und Rückseite des Personalausweises über vorbereitete Slots; die Dokumente landen automatisch im zugeordneten Kontakt-Ordner.
- Integration mit Ausweis-Datenextraktion — hochgeladene Ausweise werden ausgelesen; die extrahierten Daten stehen über die Dokumenten-KI für die weitere Verarbeitung im CRM zur Verfügung.
- Direktes Feedback an den Makler — Öffnen, Eintragen und Hochladen erscheinen als Aktivität direkt im CRM; optional zusätzliche E-Mail-Benachrichtigung.
Die Vorlage im Detail
Die Datenraum-Vorlage besteht aus aufeinander abgestimmten Blöcken — vom Begrüßungstext mit Mail-Merge bis zur Betreuer-Karte des Maklers am Ende der Seite.
So sieht der Kunde es
Der Kunde öffnet den OTP-geschützten Datenraum über einen E-Mail-Link, ergänzt die erforderlichen Felder und lädt die Ausweisdokumente hoch — alles auf einer einzigen Seite, ohne separate App, ohne Login.
So funktioniert es
- 1Makler versendet den Datenraum-Link per E-Mail an den Kunden — dafür steht ein vorbereiteter Textbaustein zur Verfügung.
- 2Kunde öffnet den geschützten Datenraum, ergänzt die erforderlichen persönlichen und Ausweisdaten und lädt Vorder- und Rückseite des Personalausweises hoch.
- 3Makler erhält die Aktivität direkt im CRM; die Ausweisdaten werden automatisch extrahiert und stehen dem Kontakt zugeordnet zur Verfügung.
Rechtlicher Hintergrund
Immobilienmakler zählen nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG zu den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes und müssen die an einer vermittelten Transaktion beteiligten Vertragsparteien sowie gegebenenfalls wirtschaftlich Berechtigte identifizieren. Bei der Kaufvermittlung greift die Identifizierungspflicht grundsätzlich für jede Transaktion; bei der Vermittlung von Miet- und Pachtverträgen erst ab einer gesetzlich definierten Schwelle der monatlichen Nettokaltmiete bzw. -pacht.
Der Zeitpunkt der Identifizierung ist in § 11 Abs. 2 GwG geregelt: Sie hat zu erfolgen, sobald ein ernsthaftes Interesse der Vertragsparteien am Abschluss des Rechtsgeschäfts besteht und die Vertragsparteien hinreichend bestimmt sind — typischerweise also bei Reservierungsvereinbarung, Vorvertrag oder Vorliegen eines Kaufvertragsentwurfs.
Zu dokumentieren sind insbesondere die Identifizierungsangaben des Vertragspartners, vollständige Kopien der zur Identifizierung herangezogenen Ausweisdokumente, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten sowie die Risikobewertung. Die Aufzeichnungen sind nach § 8 Abs. 4 GwG fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach zehn Jahren zu vernichten; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet bzw. die Angabe festgestellt wurde.
Bezug zu propgen
- Strukturierte Erfassung der Identifizierungsangaben — Formular-Sektionen sind so geschnitten, dass die gesetzlich verlangten Felder erhoben werden.
- Vollständige Ausweis-Kopien über zwei Upload-Slots (Vorder- und Rückseite).
- Ablage im Kontakt-Ordner — alle übermittelten Daten und Dokumente werden automatisch im zugeordneten Kontakt-Ordner gespeichert und stehen damit für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung bereit. Siehe Datenräume-Release.
Für wen relevant
Alle Maklerbüros, die ihrer gesetzlichen Identifizierungspflicht nach dem Geldwäschegesetz nachkommen müssen — bei Kaufvermittlungen grundsätzlich, bei Miet- und Pachtvermittlungen ab den gesetzlich definierten Schwellen.
Verwandte Releases: die Datenräume liefern die Plattform für OTP-Schutz, Audit-Trail und Ablage; die Dokumenten-KI liest die Ausweisdaten automatisch aus; die Vorlagen liefern die passenden E-Mail-Textbausteine. Den Gesamtüberblick gibt der Funktionsüberblick — die KI-Funktionstiefe im Detail zeigt der KI-Funktionsumfang.