Der KI-Assistent schreibt jetzt zurück ins CRM
Aus einer Sprach- oder Texteingabe im Chat entstehen direkt CRM-Einträge: Notizen und Aufgaben, automatisch verknüpft mit Kontakten und Immobilien, anzeige-only mit Chat-Korrekturen — und immer erst nach Deiner Bestätigung gespeichert. Termine und Aktualisierungen folgen.
- Aus Sprach- oder Texteingabe entstehen Notizen und Aufgaben — direkt im Chat
- Automatische Verknüpfung mit Kontakten und Immobilien aus dem Gesagten
- Aufgaben mit Standard-Priorität, Zuweisung und Folge-Aktions-Chips (Hoch, Fälligkeit morgen, Erledigt)
- Im Chat anzeige-only mit Sprach-/Text-Korrekturen — nach dem Speichern normal im CRM editierbar
- Entwurf vor Speichern: Inhalt, Verknüpfungen und Zuweisung vorab sichtbar
- Termine und Aktualisierungen folgen in kommenden Releases
Mit dem April-Release ist der KI-Assistent in propgen eingezogen. Im Mai hat er gelernt, Deine CRM-Daten zu verstehen. Jetzt schließt sich der Kreis: Der Assistent schreibt zurück ins CRM. Aus einer Sprach- oder Texteingabe entsteht direkt im Chat ein konkreter Eintrag — automatisch verknüpft, sauber strukturiert, immer als Entwurf zur Bestätigung.
Wie es funktioniert
Konkretes Beispiel: Du diktierst oder schreibst in den Chat — „Erstelle eine Notiz: Ich habe gerade mit der Interessentin Maja Mieter gesprochen. Sie möchte die Immobilie unbedingt sehen, aber erst mit ihrem Mann sprechen. Sie meldet sich wieder." Der Assistent erkennt: Das ist eine Telefon-Notiz. Er fasst sie zusammen, ordnet sie der richtigen Kontaktin und der richtigen Immobilie zu — und legt einen Entwurf vor, den Du mit einem Klick speicherst.
Genauso für Aufgaben
Das gleiche Pattern funktioniert für Aufgaben: „Bitte erstelle eine Aufgabe für mich, dass ich Bob anrufe wegen Musterstraße 6, um seine Fragen zu beantworten." Der Assistent legt sie strukturiert an — mit Titel, Beschreibung, Standard-Priorität und passenden Verknüpfungen zu Kontakt und Immobilie. Folge-Aktionen liegen als Chips direkt am Entwurf: Priorität Hoch, Fälligkeit morgen 09:00, Als erledigt markieren — alles per Klick, ohne den Chat zu verlassen.
Verknüpfungen entstehen automatisch
Der Assistent erkennt im Gesagten, welche Kontakte, Immobilien oder Unternehmen gemeint sind, und verknüpft den Eintrag entsprechend. Ohne Suchen, ohne manuelle Auswahl. Wenn mehrere Datensätze in Frage kommen, fragt er gezielt nach — statt zu raten.
Entwurf vor Speichern — keine ungewollten Schreibvorgänge
Jeder vom Assistenten erzeugte Eintrag ist zunächst ein Entwurf. Du siehst, was er erzeugen würde — Inhalt, Verknüpfungen, Zuweisung — und entscheidest dann: Speichern, Zuweisung ändern oder Abbrechen. So bleibt die Kontrolle bei Dir, und kein Eintrag landet ungewollt im CRM.
- Speichern. Der Eintrag wird verbindlich angelegt und ist sofort im CRM verfügbar — inklusive aller Verknüpfungen.
- Zuweisung ändern. Wenn der Eintrag einer Kollegin oder einem Teammitglied zugeordnet werden soll, lässt sich das vor dem Speichern anpassen.
- Abbrechen. Entwurf verwerfen — kein Eintrag wird angelegt, keine Spur im CRM.
Im Chat anzeige-only — danach normal editierbar
Solange der Entwurf im Chat steht, ist er anzeige-only. Korrekturen läufen über den Chat: „Verschieb das auf Donnerstag", „Die Immobilie war eigentlich Musterstraße 14" oder „Ergänze: Sie hat zwei Kinder im Grundschulalter" — der Assistent passt den Entwurf an. So bleibt das Interaktionsmuster im Chat konsistent, und der Assistent lernt aus Deinen Korrekturen, statt sie als stille Eingriffe zu übergehen.
Sobald Du speicherst, ist die Notiz ein normaler CRM-Eintrag — und Du kannst sie wie jede andere Notiz im CRM aufrufen und editieren.
Verfügbarkeit & Ausblick
Mit diesem Release sind Notizen und Aufgaben verfügbar — die häufigsten Eingaben nach einem Kundengespräch. Der gleiche Mechanismus rollt in den kommenden Releases auf weitere Datenarten aus: Termine und Aktualisierungen an bestehenden Datensätzen. Die Aufgabenteilung bleibt dieselbe: Du sprichst, der Assistent strukturiert, Du bestätigst.
Sicherheit
Wie bei allen KI-Funktionen in propgen gelten Deine Nutzerrechte und Sichtbarkeiten. Der Assistent kann nur Datensätze verknüpfen, auf die Du selbst Zugriff hast. Die Verarbeitung läuft DSGVO-konform — Details zu eingesetzten KI-Anbietern findest Du auf der Auftragsverarbeiter-Seite.
Tipps für den Einstieg
- Sprich, wie Du es einer Kollegin erzählen würdest. Der Assistent versteht natürliche Sprache, kein Befehls-Format.
- Erwähn Namen so, wie sie im CRM stehen. Bei Unsicherheit hilft eine kurze Vorab-Frage: „Welche Maja Mieter haben wir im System?"
- Nutz Korrekturen statt Editieren. Eine Nachricht reicht — der Entwurf passt sich an, und der Assistent lernt mit.
- Wenn etwas nicht passt: Abbrechen kostet nichts. Es entsteht kein CRM-Eintrag — Du fängst einfach neu an.
Verwandte Releases: der KI-Assistent als Fundament, das CRM-Verständnis des Assistenten als Lese-Pendant zum Schreiben, und die KI-Sprachmemos für den schnellen Weg von Stimme zu Text; und die E-Mail-Entwürfe im Composer, bei denen der Assistent ebenfalls aus dem Chat heraus etwas anlegt. Den Gesamtüberblick gibt der Funktionsüberblick.