Der KI-Assistent versteht jetzt Deine CRM-Daten

Mit dem April-Release ist der KI-Assistent in propgen eingezogen. Was er bis dahin gut konnte: recherchieren, zusammenfassen, Texte schreiben. Was ihm fehlte: ein echtes Verständnis Deiner CRM-Daten. Dieses Mai-Release schließt die Lücke. Der Assistent durchsucht neuerdings nicht nur einzelne Datensätze, sondern versteht die Beziehungen zwischen Kontakten, Immobilien, Deals, Aufgaben, Aktivitäten und E-Mails. Statt Filter und Listen zusammenzuklicken, sprichst Du direkt mit Deinem CRM — wie mit einer Kollegin, die den gesamten Bestand kennt.

Ein Beispiel sagt mehr als jede Beschreibung. Du fragst den Assistenten im Kontext einer Immobilie, was in den letzten Tagen passiert ist — und bekommst keine Liste, sondern eine Lage-Einschätzung:

Kontextbezogene Fragen — direkt aus dem Datensatz

Öffnest Du den Assistenten aus einem Kontakt, einem Unternehmen oder einer Immobilie heraus, erkennt er den Kontext automatisch und schlägt passende Fragen vor. Den aktiven Kontext siehst Du oben im Eingabefeld (z. B. „Kontext: Prof. Dr. Felix Herzog") und kannst ihn jederzeit entfernen. Inzwischen reicht der Kontext-Einstieg weiter: ein Agent-Button sitzt auch in Aufgaben-, Deal-, Notiz-, Termin- und Anruf-Sheets, und Du kannst mehrere Datensätze gleichzeitig als Kontext einbeziehen.

Was Du sonst noch fragen kannst

Auch ohne aktiven Datensatz-Kontext kannst Du den Assistenten alles fragen, was Dein CRM-Bestand hergibt. Keine Filter mehr zusammenklicken, keine Listen exportieren — Du fragst einfach nach dem, was Du wissen möchtest.

Suchprofile und Kriterien auswerten

Du kannst Suchprofile von Kontakten und Unternehmen direkt im Chat einsehen — inklusive aller hinterlegten Kriterien. Links zu Suchprofilen öffnen jetzt direkt den passenden Dialog, statt Dich auf eine Übersichtsseite zu schicken.

• „Welche Kriterien hat das Suchprofil von Herrn Thomas Becker?"
• „Zeig mir die letzten 10 Immobilien, die wir Herrn Thomas Becker angeboten haben."

Leadquellen und Anfrageverläufe verstehen

Neu: Der Assistent wertet aus, woher Deine Anfragen kommen und wie sich Leads im Zeitverlauf entwickeln.

• „Über welche Quellen kamen die meisten Anfragen im April?"
• „Wie viele neue Leads kamen letzte Woche über ImmoScout24?"

Aktivitäten, Termine und Aufgaben durchsuchen

Der Assistent versteht Zeiträume wie „heute", „letzte Woche" oder „nächsten Monat" zuverlässig — auch in Kombination mit Personen oder Objekten. E-Mail-Aktivitäten lassen sich nach eingehend und ausgehend filtern. Hintergrund zu Terminen und Aufgaben steht in den jeweiligen Releases.

• „Welche Besichtigungstermine habe ich nächste Woche?"
• „Welche Follow-ups stehen für die Hans-Schäfer-Akquise in Köln an?"
• „Gab es in den letzten 14 Tagen E-Mails von Familie Andreas Wagner?"

Kennzahlen und Auswertungen

Der Assistent kann zählen, summieren, Durchschnitte berechnen und mehrere CRM-Bereiche verknüpfen — von Pipelines bis Aufbereitung.

• „Gibt es weiterführendes Interesse an dem Objekt Bischofsmühle 42 in Leverkusen?"
• „Wie lange brauchten wir in der letzten Woche, um Exposé-Anfragen zu beantworten?"

E-Mail-Briefings und Tageskontext

Auf Wunsch erstellt der Assistent ein Status-Briefing für den Tag — mit Aktivitäten, anstehenden Terminen, offenen Aufgaben und E-Mail-Kontext. Geteilte Mailboxen werden über die Microsoft-365-Anbindung berücksichtigt.

• „Was steht heute an?"
• „Brief mich kurz zum Status der Akquise Musterstraße 42 in Köln."

Was Du hochladen kannst

Der Assistent verarbeitet jetzt auch Dateien direkt im Chat. Die Dokumenten-Extraktion steckt dahinter — wo immer Dokumente bereits an einem Datensatz hängen, kennt der Assistent ihren Inhalt.

• Dokumente und Dateien per Klick oder Drag-and-drop in den Chat ziehen.
• Audio-Uploads, auch in größerem Umfang — z. B. die Aufnahme eines Besichtigungs-Rundgangs.
• Spracheingaben, die direkt in Text umgewandelt werden — kein Tippen für die schnelle Notiz nach dem Termin.
• Anhänge an CRM-Datensätzen — der Assistent prüft Dokumente, die bereits an einem Kontakt, Deal oder Objekt hängen.

Berechtigungen werden dabei strikt geprüft: Der Assistent zeigt nur Dateien, auf die Du selbst Zugriff hast.

Mehr als ein Agent — drei Rollen, ein Fenster

Über den Agenten-Picker im Chat wechselst Du nahtlos zwischen drei Rollen, ohne ein anderes Tool öffnen zu müssen:

• CRM-Assistent. CRM-Fragen, Briefings, E-Mails und Web-Recherche — die Standard-Rolle für den Alltag.
• propgen Support. Hilfe zu Funktionen, Bedienung und Supportwissen — direkt im CRM statt im Helpdesk.
• Einwand-Trainer. Verkaufsgespräche im Rollenspiel trainieren — Details im Einwand-Trainer-Release.

Komfort im Chat

• Markdown-Formatierung: Antworten erscheinen mit Überschriften, Listen und Hervorhebungen — nicht als Textwüste.
• Live-Fortschritt: Während der Assistent arbeitet, siehst Du, welche Schritte er gerade ausführt.
• Threads statt Einzelnachrichten: Chats werden als zusammenhängende Verläufe gespeichert. Über Neuer Chat startest Du jederzeit ein neues Gespräch.
• Chat-Auswahl als Sheet: Der Assistent öffnet sich als seitliches Panel mit Auswahl Deiner gespeicherten Chats und einer Kopierfunktion für Antworten.
• Memory über lange Unterhaltungen: Der Kontext bleibt erhalten — Du musst nicht jedes Mal neu erklären, worum es geht.
• Token-Budget sichtbar: Im Eingabefeld siehst Du, wie viel Kontext noch verfügbar ist.
• Bewertungen: Einzelne Antworten kannst Du bewerten und so helfen, die Qualität weiter zu schärfen.
• Webquellen: Bei Bedarf sucht der Assistent zusätzlich im Web und zeigt geöffnete Quellen direkt mit an.

Verfügbarkeit

Die natürliche Suche ist überall im CRM verfügbar — in Kontakten, Unternehmen, Immobilien, Deals, Aktivitäten, Aufgaben, Notizen, Projekten und im Aufgaben-Board. Listenfilter schlägt der Assistent automatisch vor und übernimmt sie auf Klick. Wenn Du lieber klassisch suchst, bleibt die Universalsuche ein Tastendruck entfernt.

Sicherheit

Alle Auswertungen respektieren Deine Nutzerrechte und Sichtbarkeiten. Der Assistent sieht ausschließlich Datensätze, auf die Du selbst Zugriff hast — inklusive Dateianhängen. Datenflüsse zu externen KI-Anbietern bleiben aus; die Verarbeitung läuft DSGVO-konform im propgen-Stack.

Tipps für den Einstieg

1. Nutze Zeiträume natürlich: „letzte Woche", „im Mai", „diesen Monat" — der Assistent rechnet das richtig um.
2. Frag nach Beziehungen: „Welche Deals hängen am Kontakt Becker?" oder „Welche Objekte hat Hausverwaltung Weidemann bei uns?"
3. Lass Dir helfen, wenn etwas unklar ist: Bei mehrdeutigen Fragen stellt der Assistent gezielte Rückfragen, statt zu raten.

Verwandte Releases: der KI-Assistent als Fundament, Dokumente automatisch auswerten als Datenquelle für Anhänge, und die Microsoft-365-Anbindung für E-Mail-Kontext und geteilte Mailboxen; denselben Kontext nutzt der Assistent, wenn er E-Mail-Entwürfe im Composer verfasst. Den Gesamtüberblick gibt der Funktionsüberblick — oder, wenn Du wissen willst, was andere Anbieter (nicht) liefern, der vollständigen KI-Funktionsumfang.