Freie Termine direkt aus der E-Mail prüfen und planen

„Hast Du am Donnerstag, den 3.9. um 14:00 Uhr Zeit?" — eine harmlose Frage, die im Alltag erstaunlich teuer ist: Mail lesen, in den Kalender wechseln, zur richtigen Woche blättern, zurück in die Mail, antworten. Ab sofort entfällt der Umweg: Freie Termine lassen sich direkt aus der E-Mail heraus prüfen und planen.

Der Kalender kommt zur E-Mail

In der Aktionsleiste jeder E-Mail sitzt neben Antworten und Weiterleiten jetzt ein Kalender-Symbol. Ein Tipp darauf öffnet die Verfügbarkeitsansicht über der Mail — die E-Mail bleibt geöffnet, der Gedanke bleibt bei der Sache. Was Du dort siehst, ist Dein echter Kalender inklusive der über Microsoft 365 oder Google synchronisierten Termine.

Der Vorschlag aus der Mail ist markiert — und direkt auswählbar

Der eigentliche Kniff: propgen liest die in der E-Mail genannten Terminvorschläge und markiert sie farblich in der Übersicht — die Legende „In der E-Mail vorgeschlagen" macht kenntlich, welche Zeiträume gemeint sind. Statt selbst zu übersetzen, was „Montag, der 3.9. um 14:00 Uhr" in Deinem Kalender bedeutet, siehst Du sofort, ob dort etwas steht — und was.

Und weil der Vorschlag ohnehin markiert ist, ist er auch direkt auswählbar: Ein Klick auf den hervorgehobenen Slot übernimmt ihn, statt ihn im Kalender nachzubauen. Aus Lesen, Prüfen und Anlegen wird ein Handgriff — und die Zeit im Termin ist garantiert dieselbe, die in der Mail stand.

Der Klick öffnet den gewohnten Dialog Neuer Termin — nur eben schon ausgefüllt: Start und Ende stehen auf dem gewählten Slot, und die E-Mail, aus der der Termin stammt, ist oben als Bezug vermerkt. Titel, Ort, Kategorie, Kalenderkonto und Teilnehmer ergänzt Du wie sonst auch. Was Du nicht mehr tippst, ist genau das, was bereits in der Mail stand.

Drumherum bleibt die Ansicht eine vollwertige Kalendersicht: Woche oder Monat, vor und zurück blättern, mit Heute zurück in die Gegenwart. Über den Schalter Dauer stellst Du auf 30 oder 60 Minuten um — die Slots richten sich danach aus. Belegte Zeiten zeigen den Termin im Klartext statt nur einen grauen Balken: Ein Mittagsblock lässt sich verschieben, ein Objekttermin eher nicht. Diese Unterscheidung triffst nur Du — und dafür brauchst Du den Titel.

Wo das im Alltag greift

• Terminanfragen von Interessenten — die Rückfrage „passt der Dienstag?" ist in einem Blick beantwortet, nicht in einer Kalenderrecherche
• Abstimmungen mit Eigentümern und Partnern — Notartermine, Übergaben, Gutachtertermine, bei denen mehrere Vorschläge hin- und hergehen
• Unterwegs am Smartphone — die Ansicht ist dieselbe wie am Schreibtisch, weil propgen auf allen Geräten im Browser läuft
• Schnelle Zusagen — je kürzer der Weg von der Frage zur Antwort, desto seltener bleibt eine Mail „bis nachher" liegen

Teil einer durchgehenden Terminlogik

Die Prüfung aus der E-Mail heraus ergänzt, was der Terminplaner bereits abdeckt: Buchungslinks, automatische Bestätigungen und Erinnerungen, bidirektionale Kalender-Synchronisation. Wo viele Interessenten auf ein Objekt kommen, greifen weiterhin Massentermine; wer lieber diktiert als klickt, legt Termine per Chat beim KI-Assistenten an. Gemeinsam ist allem: Der Termin entsteht dort, wo der Anlass entsteht — und landet als regulärer CRM-Termin am Kontakt und an der Immobilie.

Verfügbarkeit

Die Terminprüfung aus der E-Mail steht ab sofort in der Mailbox zur Verfügung — auf Desktop, Tablet und Smartphone. Voraussetzung ist ein verbundenes Postfach und ein synchronisierter Kalender, also die bestehende Microsoft-365- oder Google-Anbindung. Eine zusätzliche Einrichtung ist nicht nötig.

Verwandte Releases: der Terminplaner als Fundament, die Massentermine für Besichtigungen mit vielen Interessenten, Termine per Chat und der KI-E-Mail-Assistent für die Antwort, die auf die Zusage folgt.

Mehr zu allen propgen-Funktionen findest Du im Funktionsüberblick oder im vollständigen KI-Funktionsumfang.