Eine Massenmail ist die Stelle, an der ein Fehler nicht einmal passiert, sondern dreihundertmal. Der Assistent bereitet sie deshalb vor und öffnet den Composer — mit Empfängern, Betreff und Text. Im Dialog stehen aufgenommene und übersprungene Empfänger samt Ausschlussgründen, Absenderkonto, Textbausteine, Variablen und Anhänge. Danach entscheidest Du: Entwurf speichern, für später terminieren oder senden. Jeder Versand braucht eine ausdrückliche Freigabe.
Empfängergruppe: ausgewählte Kontakte, eine Arbeitsliste, die Interessenten einer Immobilie oder ausgewählte Unternehmen — Kontakte und Unternehmen nie gemischt
Ein Satz genügt als Auftrag, Textbaustein inklusive: „Bereite eine Massenmail an die Interessenten der Immobilie … vor und verwende den Textbaustein …"
Der Massenmail-Composer öffnet sich mit Empfängern, Betreff und Text — vorbereitet, nicht versendet
Fragen zu propgen beantwortet der Assistent bisher aus den Hilfe-Artikeln. Jetzt gleicht er die Antwort zusätzlich mit der aktuellen Umsetzung im Produkt ab: Gibt es die Funktion, wo ist sie erreichbar, was braucht sie, was kann sie wirklich. Reicht die Evidenz nicht, sagt er das, statt eine Antwort zu erfinden.
Frage nach einer konkreten Funktion: Gibt es sie, wo ist sie erreichbar, welche Eingaben und Voraussetzungen hat sie
Die Antwort entsteht aus dem passenden Hilfe-Artikel und dem Abgleich mit der aktuellen Umsetzung im Produkt
Reicht die Evidenz nicht aus, steht „teilweise belegt" oder „ungeklärt" in der Antwort statt einer erfundenen Absage
Wen Du duzt, den duzt propgen jetzt auch — in jedem Entwurf, in jeder Vorschau und bei jedem Empfänger einzeln. Die Ansprache wird samt Hinweis am Kontakt gespeichert und in E-Mail-Entwürfen berücksichtigt. Ein ausdrücklicher Du- oder Sie-Auftrag schlägt die Präferenz, „KI-Übernehmen" ändert die Anrede nicht mehr von selbst, und die Vorschau zeigt genau das, was auch versendet wird.
Ansprache (Du oder Sie) und ein Hinweis dazu werden am Kontakt gespeichert und in E-Mail-Entwürfen berücksichtigt
Mehrere Empfänger in einer Mail bekommen jeder die Anrede ihres eigenen Kontakts
Vorschau und Versand nutzen dieselbe Anrede — was Du siehst, geht raus
Ein Unternehmen hat selten nur eine Anschrift: Hauptsitz, Niederlassungen, Rechnungsadresse, Postanschrift. Ab sofort trägt jeder Unternehmensdatensatz beliebig viele Standorte, jeder mit Bezeichnung, Adressarten, Adresse und eigenen Kontaktdaten. Bei der Dokumenterstellung wählst Du, welche Anschrift ins Dokument geht. Jede Mitarbeiterzuordnung trägt den Standort, an dem die Person sitzt. Über die Public API lassen sich Standorte pflegen, an Kontaktbeziehungen setzen und beim Erzeugen von Dokumenten auswählen.
Beliebig viele Standorte je Unternehmensdatensatz, jeder mit Bezeichnung, Adresse und eigenen Kontaktdaten
Adressarten pro Standort: Hauptsitz, Niederlassung, Rechnungsadresse, Postanschrift, Sonstige, auch mehrere zugleich
Genau ein Hauptsitz je Unternehmen, per Menü wechselbar; geschlossene Büros deaktivieren statt löschen
Projekte sind die Klammer um alles, was mehr als eine Immobilie betrifft — bisher ließen sie sich nur in der Oberfläche pflegen. Jetzt lassen sich Projekte über die Public API anlegen, ändern und verschachteln, Datensätze tragen ihre Projektzuordnung über die Schnittstelle, Notizen und Termine lassen sich nach Projekt filtern. Und was im Projekt steht, lässt sich in E-Mails, Textbausteinen und Word-Vorlagen als Platzhalter verwenden.
Projekte über die Public API anlegen, lesen, ändern und löschen — mit eigenen Rechten je API-Schlüssel wie im übrigen Schnittstellenmodell
Unterprojekte über das übergeordnete Projekt: die Hierarchie entsteht auch über die Schnittstelle, nicht nur in der Oberfläche
Kontakte, Unternehmen, Termine, Aufgaben, Deals und Notizen tragen ihre Projektzuordnung über die API
Telefoniert wird den ganzen Tag, im CRM steht davon oft nichts. 3CX lässt sich jetzt direkt mit propgen verbinden: über eine eigene CRM-Vorlage in 3CX und die propgen Public API. Die Anlage sucht Kontakte anhand der Telefonnummer, beendete Anrufe können als Telefonate in propgen protokolliert werden. Sprachnachrichten einer FRITZ!Box werden über Quellen Kontakten und Unternehmen zugeordnet.
3CX sucht Kontakte anhand der Telefonnummer über die propgen Public API
Beendete Anrufe können als Telefonate in propgen protokolliert werden
Eingerichtet wird es in 3CX über eine eigene CRM-Vorlage: propgen-URL, API-Schlüssel, Anlagenkennung und Basisrufnummer
Ein Schweizer Maklerbüro braucht nicht das deutsche propgen mit anderem Währungszeichen. Miete wird netto und brutto geführt, Fläche netto und brutto, dazu die Kubatur; die Mehrwertsteuer liegt bei 8,1 %, der Widerrufshinweis entfällt, die Anrede trägt kein Komma, und die Portale sprechen IDX 3.01. Genau diese Unterschiede sind in den vergangenen zwei Wochen durchgegangen worden — von der Objektmaske über Exposé, Dokumente und Provisionsabrechnung bis zur Portalanbindung samt Rückkanal für Anfragen.
CHF als Währung, Schweizer Zahlen- und Datumsformate und passende Formularbeschriftungen im ganzen CRM
Preise und Flächen einheitlich in Listen, Suchtreffern, Suchprofilen, Dokumenten und auf öffentlichen Seiten — auch bei Nullwerten; Bewertungen behalten ihre ursprüngliche Währung
Nettomiete und Bruttomiete getrennt geführt, mit Mietvorschlägen, die Du bewusst übernimmst statt sie stillschweigend zu erben
Datenpflege ist die Arbeit, die niemand freiwillig macht: zwei Kontakte, die dieselbe Person sind, ein zweiter Standort, der nie angelegt wurde, eine Pipeline, in der eine Phase fehlt. Der Assistent kann das jetzt selbst erledigen — Dubletten zusammenführen samt Notizen, Aufgaben und zweiter E-Mail-Adresse, Standorte unter einem bestehenden Unternehmen anlegen, Pipeline-Phasen ergänzen, Merkmale gebündelt mit einer Bestätigung löschen. Und er sagt hinterher ehrlich, was er gespeichert hat und was unverändert geblieben ist.
Doppelte Kontakte zusammenführen — Notizen, Aufgaben und die zweite E-Mail-Adresse kommen mit
Standorte unter einem bestehenden Unternehmen anlegen, ohne den Datensatz zu verlassen
Pipeline-Phasen anlegen: Die Struktur einer Pipeline lässt sich im Gespräch ergänzen
Im Streitfall zählt nicht, was man weiß, sondern was man zeigen kann. Die Nachweisliste eines Objekts lässt sich jetzt als CSV exportieren: je Interessent die Kontaktdaten, der Erstkontakt mit Datum, Uhrzeit und Art, die Quelle, das Bestätigungsdatum des Rechtsformulars und die Besichtigungstermine. Dieselbe Auswertung bekommst Du auch über den KI-Assistenten, auf Zuruf und mit eigenen Kriterien, wahlweise als CSV oder als interaktive HTML-Fassung zum Teilen.
Die Interessenten eines Objekts als CSV exportieren — eine Datei statt Screenshots der Aktivitätenliste
Je Interessent: Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Anschrift, E-Mail und Telefon
Erstkontakt mit Datum und Uhrzeit, dazu die Art — etwa über den Exposé-Link oder als Vorschlag — und die Quelle
