Dokumente im Web-Exposé veröffentlichen — mit oder ohne Maklervertrag-Gate

Am Objekt liegen typischerweise zwischen drei und dreißig Dokumente — Grundriss, Energieausweis, Teilungserklärung, Protokolle, Mietvertrag, Eigentümer-Korrespondenz. Nicht alles davon will der Makler im Web-Exposé sehen, und schon gar nicht jedes Detail vor dem Maklervertrag. Mit dem November-VI-Release entscheidet pro Dokument drei Schalter, was wo erscheint — und der KI-Chat im Exposé arbeitet automatisch mit den freigegebenen Dateien.

Drei Schalter pro Dokument

• Grüne Weltkugel — Dokument ist auf der Landingpage (dem Web-Exposé) sichtbar. Ohne diesen Schalter taucht es im Exposé gar nicht auf.
• Blauer Pfeil — Dokument wird an Portale übertragen (z. B. an ImmoScout24 oder via OpenImmo an Immowelt und Kleinanzeigen). Typisch für Grundriss und Energieausweis; nicht für sensible Unterlagen.
• Rotes Schild — auf der Landingpage erst nach Abschluss des Maklervertrags sichtbar. Für provisionspflichtige Objekte das wichtigste Werkzeug, um schützenswerte Dokumente (Teilungserklärung, Wohngeldabrechnungen, Verwaltergebühren-Liste, Protokolle der Eigentümerversammlung) erst nach Identifikation und Vertragsabschluss freizugeben.

Das Maklervertrags-Gate

Das rote Schild ist nur dann wirksam, wenn das Web-Exposé das gegenstückige Web-Exposé mit integriertem Datenraum nutzt. Bedeutet konkret: Der Interessent öffnet das Web-Exposé, sieht Bilder, Beschreibung, Eckdaten und die offen freigegebenen Dokumente. Möchte er Adresse oder die rot-markierten Dokumente sehen, durchläuft er den eingebetteten Datenraum-Workflow:

• Kontaktdaten und Identifikation
• Maklervertrags-Text lesen, inklusive Widerrufsbelehrung
• Über Pflicht-Checkboxen zustimmen — z. B. „Maklervertrag und Widerrufsbelehrung gelesen", „Provisionsregelung akzeptiert". Im Anschluss bekommt der Interessent den vom Gesetzgeber für Verbraucher vorgeschriebenen Widerrufsbutton an die Hand (gilt nicht für Gewerbe). Eine zusätzliche digitale Signatur ist im Web-Exposé-Fluss nicht nötig: der Maklervertrag kommt rechtswirksam durch Annahme via Checkbox zustande.
• Erst dann werden bei provisionspflichtigen Wohn-Immobilien Adresse und alle rot-markierten Dokumente sichtbar — auf derselben Seite, kein neuer Link, keine Inkonsistenz zwischen „normalem" Exposé und Detail-Daten.

Mehr zur Logik der Datenraum-Bausteine im Datenräume-Release.

Sonderfall: Grundriss und Energieausweis als Bild oder PDF?

Wer den Grundriss oder Energieausweis als PDF hochlädt, findet ihn im Dokumente-Tab — er taucht entsprechend der Schalter im Dokumente-Bereich des Web-Exposés und ggf. in den Portal-Exports auf. Wer ihn als Bild (JPG/PNG) hochlädt, landet er im Medien-Tab und erscheint zwischen den Bildern, nicht im Dokumente-Bereich. Beide Wege sind valide — die Format-Wahl entscheidet, wo der Interessent das Dokument im Exposé findet:

• PDF: Dokumente-Bereich, mit Download-Button, drei Schaltern, Maklervertrags-Gate möglich.
• Bild (JPG/PNG): Galerie/Medien-Bereich, mit Lightbox-Vorschau, ohne Download-Button. Für visuell konsumierbare Grundrisse oder Energieausweis-Klassen-Skalen oft die bessere Variante.

KI-Chat im Exposé kennt die freigegebenen Dokumente

Wer den KI-Chat im Web-Exposé aktiviert hat, profitiert sofort: der Chatbot bekommt die freigegebenen Dokumente als Wissensbasis. Ein Interessent fragt „Wie hoch ist die Instandhaltungsrücklage?" — der Bot zitiert direkt aus der Wohngeldabrechnung. „Welche Heizung ist verbaut?" — Antwort aus dem Energieausweis. „Was wurde in der letzten Eigentümerversammlung beschlossen?" — Stichpunkte aus dem Protokoll. Die Sichtbarkeits-Regel gilt für den Chat genauso: rot-markierte Dokumente werden erst nach Maklervertrag in den Chat-Kontext geladen. Wer das Exposé ohne Login durchstöbert, bekommt vom Chat keine Daten aus Dokumenten, die nicht ohne Vertrag einsehbar sind.

Vorschau-Switch: vor Freigabe ↔ nach Freigabe

Der Makler kontrolliert die Sichtbarkeiten über die Landingpage-Vorschau. Oben in der Vorschau gibt es zwei Buttons: „Vor Freigabe" und „Nach Freigabe". „Vor Freigabe" zeigt, was ein Interessent ohne Maklervertrag sieht (Adresse maskiert, rot-markierte Dokumente ausgeblendet). „Nach Freigabe" zeigt die Vollansicht. Damit ist ein klassischer Fehler ausgeschlossen: dass ein sensibles Dokument versehentlich vor Vertragsabschluss sichtbar bleibt. Wer einen rot-markierten Eintrag aus Versehen auf grün stehen hat, sieht es in der Vor-Freigabe-Sicht sofort.

So setzt propgen das um

Pro Dokument zeigt der Dokumente-Tab am Objekt die drei Schalter direkt in der Liste — Klick togglet, kein separates Modal. Der Makler entscheidet pro Datei individuell, was wo sichtbar ist; eine automatische Vorbelegung gibt es bewusst nicht, weil die richtige Klassifizierung stark vom konkreten Objekt und vom Vermarktungs-Mandat abhängt. Wer DSGVO-konform schwärzen möchte, nutzt vor dem Aktivieren die KI-Schwärzen-Funktion. Die ausgelieferten Dateien werden im Web-Exposé als Download-Cards mit Dateigröße angezeigt; ein „Alle Dokumente herunterladen"-Button packt sie als ZIP, damit der Interessent nicht zehn Mal klicken muss.

Nutzen im Alltag

• Sensible Daten nicht vor Vertragsabschluss draußen — Maklervertrags-Gate verhindert Versehen
• Ein Workflow für Web-Exposé und Portale — beide Sichten aus denselben Dokumenten
• KI-Chat ohne Extra-Aufwand — freigegebene Dateien sind sofort sein Wissen
• Vorschau-Switch — Kontrolle, bevor das Exposé live geht

Verfügbarkeit

Die drei Schalter sind ab sofort an jedem Dokument im Objekt-Dokumente-Tab verfügbar. Für provisionspflichtige Objekte bietet propgen eine Standard-Vorlage „Web-Exposé mit integriertem Datenraum und KI-Chat" an — welche Dokumente vor oder nach Maklervertrag freigegeben werden, entscheidet aber immer der Makler pro Objekt. Wer Dokumente stufenweise später im Prozess freigeben möchte (z. B. erst nach Finanzierungsnachweis), kann das problemlos mit weiteren Datenräumen in propgen umsetzen — eigene Stufen, eigene Pflicht-Felder, eigene Sichtbarkeits-Logik.

Verwandte Releases: Web-Exposé (die Landing-Page), Externe Links im Web-Exposé (Geschwister-Release zu externen Inhalten), KI-Chat im Web-Exposé (Q&A mit den Dokumenten), Datenräume (Maklervertrags-Workflow), KI-Schwärzen (DSGVO vor Freigabe).

Alle Funktionen im Überblick: Funktionsüberblick.